Giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là bước quan trọng đầu tiên khi doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng nhân sự quốc tế làm việc tại Việt Nam. Đây là thủ tục bắt buộc theo quy định pháp luật, giúp cơ quan chức năng kiểm soát và quản lý lao động nước ngoài trên thị trường. Bài viết dưới đây của đội ngũ chuyên viên Tân Văn Lang sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
THÔNG BÁO: CHÍNH SÁCH MỚI CÓ HIỆU LỰC 7/8/2025
Theo quy định mới v.v cấp giấy phép lao động - NĐ 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/08/2025)
Thời gian cấp giấy phép lao động được rút ngắn chỉ còn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; nếu không đồng ý, cơ quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong vòng 3 ngày làm việc
Nhiệm vụ cấp giấy phép thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, bao gồm cấp mới, cấp lại, gia hạn và thu hồi; trường hợp doanh nghiệp hoạt động ở nhiều tỉnh thì nơi có trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm
Hồ sơ đề nghị đã được tinh giản bằng việc lồng ghép thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào cùng bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép (Mẫu số 03)
Dịch vụ làm Giấy phép lao động (Work Permit)
Hồ sơ đơn giản - Tư vấn xử lý hồ sơ Chỉ từ 1 ngày
Miễn phí dịch vụ công văn nhập cảnh - Thẻ tạm trú
20 Năm kinh nghiệm - 10.000+ Khách hàng thành công.
Kết quả dịch vụ giấy phép lao động tại Tân Văn Lang
Tại sao phải Giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP [1] (sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP), việc giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là nghĩa vụ pháp lý của mọi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khi muốn tuyển dụng nhân sự quốc tế. Quy định này không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính, mà còn mang nhiều ý nghĩa thiết thực.
Trước hết, báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài giúp cơ quan quản lý nắm được tình hình sử dụng lao động ngoại quốc tại từng địa phương. Qua đó, Nhà nước có cơ sở dữ liệu để điều chỉnh chính sách lao động phù hợp, đảm bảo cân bằng giữa nguồn nhân lực trong nước và ngoại quốc.
Đối với doanh nghiệp, văn bản chấp thuận nhu cầu do cơ quan có thẩm quyền cấp là giấy tờ không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Nếu thiếu giấy tờ này, toàn bộ quy trình tuyển dụng sẽ bị đình trệ, ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự và hoạt động kinh doanh của công ty.
Hơn nữa, thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài còn thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam. Điều này tạo uy tín với đối tác, tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh khi sử dụng lao động nước ngoài không hợp pháp.
Đối tượng doanh nghiệp nào cần thực hiện giải trình?
Hầu hết các loại hình doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam đều phải thực hiện thủ tục này khi có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Cụ thể:
► Thuộc thẩm quyền của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội:
Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị và các tổ chức xã hội do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc bộ, ngành cho phép thành lập
Tổ chức quốc tế, văn phòng dự án nước ngoài tại Việt Nam
Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục do cấp trung ương thành lập
Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cấp giấy phép hoạt động tại Việt Nam
► Thuộc thẩm quyền của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội:
Công ty, doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Namhoặc theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động hợp pháp
Văn phòng luật sư có yếu tố nước ngoài
Cơ quan, tổ chức do UBND cấp tỉnh, cấp huyện thành lập
Đặc biệt, với các doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, thủ tục nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sẽ được thực hiện tại Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh, thành phố, tạo thuận lợi hơn trong quá trình giải quyết.
Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số 01/PLI (Báo cáo giải trình)
Mẫu số 01/PLI là mẫu giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài được áp dụng khi doanh nghiệp lần đầu tiên có nhu cầu tuyển dụng nhân sự quốc tế. Qua nhiều năm tư vấn, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc điền mẫu này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần:
👉 Phần I – Thông tin người sử dụng lao động:
Phần này yêu cầu khai báo đầy đủ thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên công ty (bằng tiếng Việt và tiếng Anh), địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đặc biệt lưu ý ghi chính xác ngành nghề kinh doanh chính, vì thông tin này sẽ được đối chiếu với nhu cầu tuyển dụng.
👉 Phần II – Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
Đây là phần quan trọng nhất trong báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Doanh nghiệp cần trình bày rõ ràng:
Vị trí công việc cần tuyển dụng (Giám đốc, Kỹ sư, Chuyên gia, v.v.)
Số lượng lao động nước ngoài dự kiến tuyển dụng cho từng vị trí
Thời hạn làm việc dự kiến
Yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc
Mức lương và các quyền lợi khác
👉 Phần III – Lý do sử dụng lao động nước ngoài:
Phần này đòi hỏi doanh nghiệp giải trình thuyết phục tại sao cần tuyển người nước ngoài thay vì lao động Việt Nam. Các lý do thường được chấp nhận:
Công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, kỹ năng đặc thù mà lao động trong nước chưa đáp ứng được
Dự án có yêu cầu kỹ thuật, công nghệ tiên tiến cần chuyên gia nước ngoài hướng dẫn
Vị trí quản lý cấp cao theo yêu cầu của nhà đầu tư nước ngoài
Nhu cầu chuyển giao công nghệ, đào tạo nhân sự Việt Nam
👉 Phần IV – Kế hoạch đào tạo lao động Việt Nam:
Doanh nghiệp cần cam kết về việc đào tạo, bồi dưỡng người lao động Việt Nam để dần thay thế vị trí của người nước ngoài. Nội dung cần nêu rõ thời gian đào tạo, hình thức đào tạo và mục tiêu cụ thể.
Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số 02/PLI (Báo cáo giải trình thay đổi)
Mẫu số 02/PLI được sử dụng khi doanh nghiệp đã từng được cấp văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài trước đó, nhưng có sự thay đổi về nhu cầu. Cấu trúc mẫu này tương tự Mẫu số 01/PLI, tuy nhiên có một số điểm cần lưu ý:
✅ Thông tin văn bản chấp thuận cũ:
Phải ghi rõ số văn bản, ngày cấp của lần chấp thuận trước đó. Thông tin này giúp cơ quan có thẩm quyền tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
✅ Nội dung thay đổi:
Cần trình bày cụ thể những điểm thay đổi so với báo cáo lần trước, bao gồm:
Tăng hoặc giảm số lượng lao động nước ngoài
Thay đổi vị trí công việc
Thay đổi thời hạn làm việc
Thay đổi yêu cầu về trình độ, chuyên môn
✅ Lý do thay đổi:
Giải trình rõ nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi về công văn giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Ví dụ như mở rộng quy mô sản xuất, triển khai dự án mới, hoặc do lao động nước ngoài cũ đã hết hạn hợp đồng.
Kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy, doanh nghiệp nên chuẩn bị thật kỹ phần giải trình lý do thay đổi để tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, hãy để lại thông tin tại đây, chuyên viên Tân Văn Lang sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng
Để lại số điện thoại, chuyên gia tư vấn 1:1
Đội ngũ Tân Văn Lang hơn 20 năm kinh nghiệm xin visa Việt Nam và quốc tế
Hồ sơ cần chuẩn bị để nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Việc chuẩn bị hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đầy đủ và chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian giải quyết. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết:
Loại hồ sơ
Giải trình lần đầu
Giải trình thay đổi
Yêu cầu
Giấy chứng nhận ĐKKD
Bản sao có công chứng
Bản sao có công chứng
Còn hiệu lực
Báo cáo giải trình
Mẫu số 01/PLI
Mẫu số 02/PLI
Đóng dấu công ty
Giấy ủy quyền
Nếu người nộp không phải đại diện pháp luật
Nếu người nộp không phải đại diện pháp luật
Có chữ ký đại diện pháp luật
Văn bản chấp thuận cũ
Không yêu cầu
Bản sao
Nếu đã từng được cấp
► Lưu ý quan trọng:
Tất cả giấy tờ phải là bản gốc hoặc bản sao có công chứng còn hiệu lực. Nếu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có sự thay đổi so với lần nộp trước, cần bổ sung bản sao giấy chứng nhận thay đổi mới nhất.
Đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài hoặc liên doanh, cần chuẩn bị thêm giấy chứng nhận đầu tư (nếu có yêu cầu). Trường hợp văn bản bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch công chứng sang tiếng Việt.
Qua thực tế tư vấn, chúng tôi thấy nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ do thiếu giấy ủy quyền khi người nộp không phải đại diện pháp luật. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi nộp.
Quy trình và thủ tục nộp hồ sơ giải trình tại cơ quan có thẩm quyền
Quy trình thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài được quy định rõ ràng theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP [2] . Dưới đây là các bước cụ thể:
Bước 1: Xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Như đã phân tích ở phần trên, tùy loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ sẽ được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương. Với doanh nghiệp trong KCN, nộp tại Ban Quản lý KCN.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định
Hoàn thiện bộ hồ sơ theo hướng dẫn bên trên, đảm bảo tất cả giấy tờ đầy đủ, chính xác và còn hiệu lực.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Có hai hình thức nộp hồ sơ:
Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan có thẩm quyền: Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra sơ bộ và cấp biên nhận ngay
Gửi qua đường bưu chính: Phải gửi bằng hình thức bảo đảm, thời gian tính từ ngày cơ quan nhận được hồ sơ
Bước 4: Theo dõi và bổ sung hồ sơ (nếu có)
Trong quá trình xem xét, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa rõ ràng, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu bổ sung. Doanh nghiệp cần phối hợp nhanh chóng để đảm bảo tiến độ.
Bước 5: Nhận kết quả
Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ:
Cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (ghi rõ vị trí, số lượng, thời hạn)
Hoặc ra văn bản từ chối kèm lý do cụ thể
Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước tiếp theo như tuyển dụng, xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Thời hạn nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Theo quy định về giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trước ngày dự kiến người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc tối thiểu 15 ngày. Đây là thời hạn bắt buộc, nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Tuy nhiên, trên thực tế, để đảm bảo an toàn về thời gian, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên nộp hồ sơ sớm hơn, khoảng 30-45 ngày trước ngày dự kiến. Lý do là:
Thời gian xử lý hồ sơ có thể kéo dài hơn nếu cần bổ sung giấy tờ
Sau khi có văn bản chấp thuận, doanh nghiệp còn phải thực hiện nhiều thủ tục khác như xin visa, cấp giấy phép lao động
Tránh tình trạng ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự nếu có phát sinh vấn đề
Đối với trường hợp giải trình thay đổi nhu cầu, thời hạn cũng được tính tương tự. Doanh nghiệp phải báo cáo thay đổi trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến thay đổi có hiệu lực.
Các trường hợp được miễn hoặc không phải thực hiện giải trình
Mặc dù quy định chung là phải thực hiện thủ tục giải trình, nhưng theo Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp người lao động nước ngoài được miễn làm báo cáo giải trình nhu cầu:
► Người nước ngoài làm việc ngắn hạn:
Vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ
Làm việc dưới 3 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật khẩn cấp
Làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong năm với vai trò nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật
► Người nước ngoài giữ vị trí đặc biệt:
Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH với giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần với giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
Trưởng dự án, trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài
Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
► Các trường hợp khác:
Thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết
Sinh viên, học viên thực tập theo thỏa thuận giữa các cơ sở đào tạo
Thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Làm việc tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị và có hộ chiếu công vụ
Cần lưu ý rằng dù được miễn giải trình, các đối tượng này vẫn phải hoàn tất các thủ tục pháp lý khác theo quy định, đặc biệt là việc xin cấp giấy phép lao động (trừ các trường hợp được miễn giấy phép lao động).
Mẫu giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài mới nhất là mẫu nào?
Hiện nay, mẫu số 01/PLI và mẫu số 02/PLI ban hành kèm Nghị định 152/2020/NĐ-CP là mẫu chính thức đang áp dụng, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
Nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ở đâu?
Tùy loại hình doanh nghiệp: Sở LĐTBXH địa phương (hầu hết doanh nghiệp), Bộ LĐTBXH (tổ chức quốc tế, cơ quan nhà nước cấp trung ương), hoặc Ban Quản lý KCN (doanh nghiệp trong KCN).
Thời hạn giải quyết hồ sơ giải trình là bao lâu?
Tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp văn bản chấp thuận hoặc từ chối.
Chi phí thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài là bao nhiêu?
Thủ tục này không phát sinh lệ phí nhà nước. Doanh nghiệp chỉ tốn chi phí công chứng giấy tờ và chi phí đi lại (nếu có).
Có cần giải trình khi gia hạn giấy phép lao động không?
Không cần nếu vị trí công việc, số lượng không thay đổi so với văn bản chấp thuận ban đầu còn hiệu lực. Nếu có thay đổi, cần nộp mẫu số 02/PLI.
Doanh nghiệp FDI có cần thực hiện thủ tục này không?
Có, doanh nghiệp FDI vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục giải trình nhu cầu như các doanh nghiệp khác, trừ các trường hợp được miễn theo quy định.
Khi nào cần sử dụng Mẫu số 02/PLI?
Khi doanh nghiệp đã có văn bản chấp thuận trước đó nhưng có thay đổi về số lượng, vị trí, thời hạn sử dụng lao động nước ngoài.
Kết bài
Qua những chia sẻ trên, hy vọng doanh nghiệp đã nắm rõ quy trình giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Đây là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng trong chuỗi thủ tục tuyển dụng nhân sự quốc tế.
Tại Tân Văn Lang, với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan đến lao động nước ngoài, chúng tôi hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, điền mẫu báo cáo cho đến theo dõi tiến độ giải quyết, mỗi bước đều cần sự tỉ mỉ và am hiểu pháp luật.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về thủ tục giải trình nhu cầu, xin cấp giấy phép lao động, làm visa nhập cảnh hay bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến lao động nước ngoài, đừng ngại liên hệ với Tân Văn Lang qua 0907.874.240 - 028.7777.7979 . Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp, giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm tối đa thời gian.
