Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự khi xin giấy phép lao động bao gồm lý lịch tư pháp, quyết định bổ nhiệm, giấy khám sức khỏe hoặc giấy tờ chứng minh chuyên môn,… Đương đơn cần nắm rõ quy trình, thủ tục khi tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ khi xin giấy phép lao động.
Dịch vụ làm Giấy phép lao động (Work Permit)
Hồ sơ đơn giản - Tư vấn xử lý hồ sơ Chỉ từ 1 ngày
Miễn phí dịch vụ công văn nhập cảnh - Thẻ tạm trú
20 Năm kinh nghiệm - 10.000+ Khách hàng thành công.
Kết quả dịch vụ giấy phép lao động tại Tân Văn Lang
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì và tại sao cần thiết cho giấy phép lao động?
Hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình xác nhận tính pháp lý của giấy tờ nước ngoài để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Cụ thể, đây là thủ tục do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện nhằm chứng thực chữ ký, con dấu và tư cách của người ký trên tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp.
Sau khi được hợp pháp hóa, tài liệu đó có giá trị pháp lý để sử dụng trong các thủ tục hành chính, trong đó có việc xin giấy phép lao động.
Hợp pháp hóa lãnh sự là bước bắt buộc với giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ xin giấy phép lao động.
Trong quá trình nộp hồ sơ xin giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài thường phải cung cấp các giấy tờ như bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp…
Nếu các tài liệu này được cấp ở nước ngoài, chúng bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ khi quốc gia cấp giấy tờ và Việt Nam đã ký hiệp định miễn hợp pháp hóa). Đây là điều kiện để cơ quan lao động tại Việt Nam công nhận và xem xét tính hợp lệ của các tài liệu này.
Hợp pháp hóa lãnh sự giúp đảm bảo tính minh bạch, chống làm giả hồ sơ.
Quy trình này giúp cơ quan chức năng xác minh nguồn gốc và độ tin cậy của tài liệu nước ngoài.
Nó đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn việc sử dụng bằng giả, giấy tờ giả để xin việc hoặc cư trú trái phép. Nhờ đó, quy trình cấp giấy phép lao động trở nên minh bạch, công bằng và tuân thủ luật pháp.
Việc không hợp pháp hóa giấy tờ có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
Nếu người lao động nộp hồ sơ xin giấy phép lao động với tài liệu nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự đúng cách, hồ sơ có thể bị trả lại hoặc từ chối. Điều này gây mất thời gian, chi phí và ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của cả người lao động lẫn doanh nghiệp.
Những loại giấy tờ nước ngoài nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
► Lý lịch tư pháp
Lý lịch tư pháp là văn bản xác nhận tình trạng án tích (có hoặc không có tiền án) của một cá nhân tại quốc gia mà họ đang cư trú hoặc từng sinh sống. Đây là loại giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Cơ quan chức năng sẽ dựa vào thông tin từ lý lịch tư pháp để đánh giá xem người lao động có đủ tư cách pháp lý và đạo đức để làm việc tại Việt Nam hay không.
Lý lịch tư pháp có thể được cấp ở Việt Nam hoặc nước ngoài. Nếu được cấp tại nước ngoài, bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự để được chấp nhận hợp pháp trong hồ sơ.
► Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc
Đây là tài liệu do doanh nghiệp hoặc tổ chức nước ngoài cấp, xác nhận người lao động đã từng làm việc tại vị trí chuyên môn tương ứng trong khoảng thời gian nhất định.
Giấy xác nhận kinh nghiệm giúp cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam kiểm tra người lao động nước ngoài có đáp ứng yêu cầu về số năm kinh nghiệm theo từng chức danh hay không. Vì là giấy tờ do nước ngoài cấp, nên nếu không được hợp pháp hóa lãnh sự, giấy này sẽ không có giá trị pháp lý trong quá trình xét duyệt hồ sơ.
► Thư bổ nhiệm
Thư bổ nhiệm là văn bản thể hiện việc một công ty nước ngoài điều chuyển người lao động đến làm việc tại chi nhánh văn phòng đại diện hoặc công ty con ở Việt Nam.
Trong trường hợp người lao động thuộc diện điều chuyển nội bộ doanh nghiệp, thư bổ nhiệm là căn cứ quan trọng thể hiện nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Dù có thuộc diện được miễn giấy phép lao động hay không, tài liệu này vẫn cần có trong hồ sơ. Nếu được cấp tại nước ngoài, thư bổ nhiệm cũng cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
► Giấy khám sức khỏe
Để đảm bảo người lao động nước ngoài đủ điều kiện sức khỏe để làm việc tại Việt Nam, giấy khám sức khỏe là giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ xin giấy phép lao động.
Giấy khám có thể được cấp tại cơ sở y tế ở Việt Nam hoặc nước ngoài. Tuy nhiên, nếu khám sức khỏe tại nước ngoài, giấy tờ này bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận hợp lệ.
Ngoài ra, giấy khám sức khỏe chỉ có giá trị trong vòng 6 tháng tính đến thời điểm người lao động dự kiến bắt đầu làm việc, nên cần chú ý thời hạn để tránh bị từ chối hồ sơ.
Ms Uyên: Chuyên viên tư vấn thủ tục cho người nước ngoài tại Việt Nam
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đối với các loại giấy tờ
👉 Bước 1: Xác nhận tính pháp lý của giấy tờ tại cơ quan công chứng của nước cấp
Đầu tiên, giấy tờ hoặc tài liệu được cấp tại nước ngoài cần được mang đến cơ quan công chứng có thẩm quyền tại quốc gia đã ban hành văn bản để xác nhận chữ ký và con dấu.
Đây là bước nhằm đảm bảo tài liệu có nguồn gốc rõ ràng và được cấp bởi tổ chức hợp pháp.
👉 Bước 2: Chứng nhận của cơ quan ngoại giao nước sở tại
Sau khi được công chứng, người thực hiện cần tiếp tục đem tài liệu đến cơ quan ngoại giao (Bộ Ngoại giao, Lãnh sự hoặc cơ quan có chức năng tương đương) của quốc gia nơi ban hành văn bản để xin xác nhận lãnh sự.
Nếu tài liệu đã có mặt tại Việt Nam, có thể thực hiện bước này tại cơ quan ngoại giao của nước ngoài đặt tại Việt Nam (như Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán) nếu họ có thẩm quyền chứng nhận giấy tờ đó.
👉 Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam
Sau khi hoàn tất các bước chứng nhận tại quốc gia ban hành văn bản, giấy tờ cần được đưa đến cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam (như Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao) để tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Đương đơn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định (bao gồm đơn đề nghị, bản sao giấy tờ tùy thân, bản chính và bản sao tài liệu cần hợp pháp hóa…). Đây là bước giúp tài liệu được công nhận hợp pháp để sử dụng tại Việt Nam.
👉 Bước 4: Dịch công chứng sang tiếng Việt để hoàn tất
Sau khi tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, bước cuối cùng là dịch nội dung sang tiếng Việt.
Bản dịch cần được công chứng hợp lệ tại Việt Nam để có giá trị sử dụng chính thức trong hồ sơ xin giấy phép lao động.
Lưu ý về bản gốc, bản sao và bản dịch công chứng khi hợp pháp hóa lãnh sự
Bản gốc là bắt buộc để đối chiếu và xác thực
Khi nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, người thực hiện phải mang theo bản gốc của tài liệu nước ngoài. Bản gốc là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính xác thực của chữ ký, con dấu và nội dung văn bản. Trong trường hợp không có bản gốc, hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung.
Lưu ý: Bản gốc phải còn rõ nét, không bị rách nát, tẩy xóa hoặc hư hỏng và được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền hợp pháp tại quốc gia liên quan.
Bản sao cần được chuẩn bị để lưu hồ sơ và xử lý hành chính
Ngoài bản gốc, cần chuẩn bị ít nhất 1 bản sao y (photo) của tài liệu để nộp kèm trong hồ sơ. Bản sao này được dùng cho mục đích lưu trữ hành chính và giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra thuận tiện hơn.
Bản dịch công chứng là yêu cầu bắt buộc để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam
Sau khi hoàn tất việc hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng tại cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam. Đây là điều kiện bắt buộc để tài liệu được cơ quan Việt Nam tiếp nhận và xử lý.
Thống nhất nội dung giữa bản gốc, bản dịch và bản sao
Tất cả các phiên bản của tài liệu – bản gốc, bản sao và bản dịch – phải đảm bảo thống nhất về thông tin, bao gồm họ tên, ngày tháng, chức danh, nội dung chuyên môn…
Nếu phát hiện có sự sai lệch giữa các bản, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu nộp lại hoặc xác minh lại tính chính xác, gây chậm trễ trong quá trình xử lý hồ sơ.
Thời gian thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào cơ quan xử lý và mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ. Thông thường, thời gian xử lý được chia như sau:
Thời gian thông thường: Khoảng 1 – 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Trường hợp cần xác minh hoặc bổ sung: Có thể kéo dài từ 5 – 10 ngày làm việc nếu cần xác nhận tính pháp lý của tài liệu hoặc liên hệ với cơ quan nước ngoài.
Đây là mức phí cố định do cơ quan nhà nước thu khi xử lý hồ sơ[1]:
Chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài: 30.000 đồng/tài liệu/lần (áp dụng khi hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM)
Mức phí này được công khai và không thay đổi trong các cơ quan nhà nước, tuy nhiên có thể được miễn hoặc giảm trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định.
Phí dịch thuật và công chứng bản dịch
Nếu tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài, bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt và công chứng để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Mức phí dịch và công chứng thường dao động:
Từ 100.000 – 300.000 đồng/trang, tùy vào ngôn ngữ, độ dài và chuyên ngành của tài liệu.
Phí dịch vụ (nếu ủy quyền thực hiện qua đơn vị hỗ trợ)
Nếu người làm thủ tục không có thời gian hoặc muốn tiết kiệm công sức, có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ trọn gói. Mức phí tùy thuộc vào từng đơn vị cung cấp.
Với những thông tin đầy đủ và chi tiết trong bài chia sẻ này, hy vọng bạn sẽ có thể dễ dàng chuẩn bị Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự khi xin giấy phép lao động. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hay cần hỗ trợ, tư vấn thì hãy liên hệ ngay với Tân Văn Lang qua 0907.874.240 - 028.7777.7979 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé. Chúc bạn may mắn và thành công.
Tôi là Nguyễn Thị Bích Phụng (Hana Nguyen), hiện đang là Sales Manager và biên tập viên tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Du Lịch và Thương Mại Tân Văn Lang.
Tôi có 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xin visa Việt Nam, xin công văn nhập cảnh, thẻ tạm trú, miễn thị thực... cho người nước ngoài muốn nhập cảnh, lưu trú và làm việc tại Việt Nam. Tôi đã được thành tích Nhân viên xuất sắc tại Tân Văn Lang từ 2021 - 2023.
Tôi hi vọng những kiến thức của mình sẽ giúp được nhiều người nước ngoài có thể nhập cảnh Việt Nam dễ dàng.
200+ Followers
