Những câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động

Từ 01/03/2025, việc cấp Giấy phép lao động cho lao động nước ngoài tại Việt Nam sẽ do Bộ Nội Vụ hoặc Sở Nội Vụ các Tỉnh/Thành phố trực thuộc Trung ương đảm trách.

THÔNG BÁO: CHÍNH SÁCH MỚI CÓ HIỆU LỰC 7/8/2025

Theo quy định mới v.v cấp giấy phép lao động - NĐ 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/08/2025)

Thời gian cấp giấy phép lao động được rút ngắn chỉ còn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; nếu không đồng ý, cơ quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong vòng 3 ngày làm việc
Nhiệm vụ cấp giấy phép thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, bao gồm cấp mới, cấp lại, gia hạn và thu hồi; trường hợp doanh nghiệp hoạt động ở nhiều tỉnh thì nơi có trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm
Hồ sơ đề nghị đã được tinh giản bằng việc lồng ghép thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào cùng bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép (Mẫu số 03)

Dịch vụ làm Giấy phép lao động (Work Permit)

Hồ sơ đơn giản - Tư vấn xử lý hồ sơ Chỉ từ 1 ngày

Miễn phí dịch vụ công văn nhập cảnh - Thẻ tạm trú

20 Năm kinh nghiệm - 10.000+ Khách hàng thành công.

Kết quả dịch vụ giấy phép lao động tại Tân Văn Lang

Tư vấn ngay

Tại sao phải đăng tuyển? Công ty tôi đã có sẵn người nước ngoài rồi?

Đây là quy định bắt buộc theo Nghị định 152 và 70. Cụ thể, từ ngày 01/01/2024, việc thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho các vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài phải được thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội Vụ (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập. Thời gian đăng tuyển tối thiểu là 15 ngày kể từ ngày dự kiến báo cáo giải trình với Bộ Nội Vụ hoặc Sở Nội Vụ nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Do là thủ tục bắt buộc, ngay cả khi công ty đã có sẵn ứng viên người nước ngoài, kể cả người đại diện pháp luật là người nước ngoài có tên trên đăng ký kinh doanh/ đăng ký thành lập, vẫn cần đăng tuyển.

Đăng tuyển ở đâu? Thực hiện như thế nào?

Bạn thực hiện đăng tuyển trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội Vụ (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định. Thường là các trang tuyển dụng của Trung tâm dịch vụ việc làm thuộc Tỉnh/Thành phố nơi công ty bạn có trụ sở.

Khi đăng tuyển, cần cung cấp các thông tin cơ bản sau: Mô tả vị trí và chức danh công việc; Yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm; Các yêu cầu khác (nếu có); Số lượng người cần tuyển; Thời hạn làm việc (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm); Hình thức làm việc; Địa điểm làm việc (ghi rõ số nhà, đường phố, xóm, làng; xã/phường/thị trấn; quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh; tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương).

>>> Xem thêm: Từ 01/7/2025, UBND cấp tỉnh sẽ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Đăng tuyển trong thời gian bao lâu? Có bắt buộc không?

Thời gian đăng tuyển là từ 15 đến 20 ngày, tính từ ngày tin đăng được xác nhận đủ điều kiện đăng tuyển.

Thủ tục này là bắt buộc và cần chờ hết thời gian quy định (15-20 ngày), đồng thời lưu giữ thông tin đăng tuyển theo đúng quy định.

Đăng tuyển lao động có ứng viên ứng tuyển phải làm thế nào?

Khi nhận được hồ sơ ứng tuyển, bạn cần kiểm tra CV của ứng viên và tổng hợp, gửi lại cho Tân Văn Lang để được hỗ trợ xem xét điều kiện tuyển dụng. Chỉ khi không tuyển được ứng viên phù hợp, bạn mới được đề nghị xin chấp thuận sử dụng người nước ngoài.

>>> Xem thêm: Thủ tục làm giấy phép lao động tại Đà Nẵng 2025

Báo cáo giải trình là gì? Thời gian chờ bao lâu thì được duyệt?

Theo luật hiện hành, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng lao động nước ngoài vào các vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, cần giải trình nhu cầu sử dụng lao động và phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản.

Trong vòng 10 ngày làm việc từ ngày nhận được báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, Bộ Nội Vụ hoặc Sở Nội Vụ sẽ có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận việc sử dụng lao động nước ngoài cho từng vị trí công việc.

Công ty tôi bị từ chối chấp thuận thì phải làm thế nào?

Bạn cần xem xét kỹ lý do không được chấp thuận trong văn bản trả lời của Bộ Nội Vụ (Cục Việc Làm) hoặc Sở Nội Vụ các Tỉnh/Thành phố trực thuộc Trung ương. Sau đó, rà soát lại quy trình và nội dung liên quan, rồi thực hiện lại thủ tục.

Sao phải cấp miễn giấy phép lao động? Có khác gì với cấp giấy phép lao động?

Nếu thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động, bạn phải thực hiện thủ tục cấp miễn giấy phép lao động. Thủ tục này đơn giản hơn so với cấp giấy phép lao động, nhưng về bản chất vẫn là sử dụng lao động.

Việc cấp miễn có nhiều trường hợp: miễn không phải cấp miễn, miễn phải cấp miễn mà không cần chấp thuận sử dụng lao động, cấp miễn phải có cả chấp thuận sử dụng lao động. Điểm khác biệt so với cấp giấy phép lao động thông thường là không cần phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ.

Xem các trường hợp được miễn giấy phép lao động: https://tanvanlang.com/truong-hop-duoc-mien-giay-phep-lao-dong/

Hồ sơ cấp giấy phép lao động cần những gì?

Hồ sơ cơ bản bao gồm: Mẫu phụ lục 11, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, bản sao hộ chiếu, ảnh 4×6 cm nền trắng, giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý (điều lệ, đăng ký kinh doanh, bổ nhiệm), chuyên gia (bằng đại học, kinh nghiệm 3 năm hoặc chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm 5 năm), lao động kỹ thuật (xác nhận đào tạo và kinh nghiệm 3 năm hoặc kinh nghiệm 5 năm), văn bản chấp thuận sử dụng lao động.

Hợp pháp hóa là gì? Làm ở đâu?

Hợp pháp hóa tài liệu nước ngoài là việc xác nhận/đóng dấu của cơ quan ngoại giao/bộ ngoại giao của quốc gia phát hành tài liệu, đồng thời có xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó.

Người nước ngoài sẽ thực hiện thủ tục này tại cơ quan ngoại giao của nước mà họ mang quốc tịch và Đại sứ quán Việt Nam tại nước đó. Trong một số trường hợp, nếu Đại sứ quán của người nước ngoài tại Việt Nam hợp pháp hóa, bước tiếp theo là đến Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam để hợp pháp hóa. Hoặc có trường hợp được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán của người nước ngoài ở nước thứ 3 và sau đó hợp pháp hóa lại tại Đại sứ quán Việt Nam tại nước thứ 3 đó.

>>> Xem thêm: Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự khi xin giấy phép lao động

Dịch thuật công chứng hồ sơ ở đâu? Tại sao phải công chứng?

Bạn có thể dịch thuật các tài liệu tiếng nước ngoài tại các văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật (công chứng tư nhân, công chứng nhà nước).

Theo quy định, các tài liệu nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật), dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Khám sức khỏe ở đâu? Khám ở thành phố có dùng được ở tỉnh khác không?

Nếu khám sức khỏe ở nước ngoài, phải khám tại tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài. Nếu khám ở Việt Nam, bạn cần đến các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Giấy khám sức khỏe được dùng ở các tỉnh khác (ví dụ, giấy khám sức khỏe tại TP.HCM có thể dùng để xin giấy phép lao động ở Bình Dương).

Danh sách bệnh viện đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài: Thông tư 14/2013/TT-BYT và Công văn 143/KCB-PHCN&GĐ

>>> Xem thêm: Những điều cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động 2025

Phiếu lý lịch tư pháp số 1 Việt Nam có làm thay người nước ngoài được không? Cần thủ tục gì?

Bạn có thể nộp thay phiếu lý lịch tư pháp số 1 do Việt Nam cấp cho người nước ngoài nếu có văn bản ủy quyền được công chứng hợp pháp.

Hồ sơ cần: Tờ khai theo mẫu 03LLTP, xác nhận tạm trú có chứng nhận của công an Phường/Xã nơi người nước ngoài tạm trú, bản sao hộ chiếu của người nước ngoài, visa Việt Nam còn giá trị sử dụng, văn bản ủy quyền nộp thay.

Nơi cấp phiếu Lý lịch tư pháp: Công an tỉnh / Thành phố trực thuộc Trung ương

Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài xin ở đâu? Có lâu không?

Phiếu lý lịch tư pháp xin ở cơ quan quản lý tư pháp của đất nước mà người nước ngoài mang quốc tịch. Nếu người nước ngoài đã đến Việt Nam và có xác nhận tạm trú, thì xin tại Công an Tỉnh/Thành phố trực thuộc Trung ương nơi đăng ký tạm trú.

Thời gian xin cấp phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam là 15 ngày làm việc.

>>> Xem thêm: Các loại giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Bằng cao đẳng và cử nhân học 3 năm có xin được vị trí chuyên gia không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân học 3 năm không phù hợp với vị trí chuyên gia.

Xác nhận tốt nghiệp đại học bản điện tử có đủ điều kiện không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, xác nhận/chứng nhận tốt nghiệp đại học đã được hợp pháp hóa là đủ điều kiện để xin cấp giấy phép lao động.

Xác nhận đào tạo ở nước ngoài là gì? Trường đào tạo hay công ty đào tạo?

Xác nhận đào tạo là văn bản chứng nhận người lao động đã được đào tạo về chuyên môn, công việc hoặc ngành nghề nào đó và đã hoàn thành khóa đào tạo ở nước ngoài.

Xác nhận đào tạo có thể do trường đào tạo hoặc các tổ chức/doanh nghiệp ở nước ngoài đào tạo và xác nhận.

>>> Xem thêm: Những sai lầm thường gặp khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam: Tránh để không bị từ chối

Người nước ngoài có bắt buộc phải có kinh nghiệm không? Kinh nghiệm làm việc xin ở đâu?

Để xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài bắt buộc phải có kinh nghiệm chuyên môn và phải được chứng nhận bởi tổ chức/doanh nghiệp hợp pháp ở nước ngoài.

Kinh nghiệm phải được chứng nhận bởi các tổ chức/doanh nghiệp nước ngoài nơi người nước ngoài đã từng làm việc.

Hộ chiếu Trung Quốc có cần công chứng không?

Hộ chiếu điện tử Trung Quốc có số hộ chiếu bắt đầu bằng chữ “E” thì không công chứng được. Các hộ chiếu khác của vùng lãnh thổ Hồng Kông, Đài Loan thì công chứng được.

Đối với hộ chiếu Trung Quốc, sẽ sao y bản chính qua hình thức công ty (bản sao hộ chiếu được đóng dấu giáp lai và Giám đốc ký tên sao y bản chính).

>>> Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài 2025

Nhân viên kinh doanh, nhân viên văn phòng có phải vị trí lao động kỹ thuật không?

Lao động kỹ thuật là vị trí công việc yêu cầu chuyên môn, tay nghề cao và kỹ năng nghề nghiệp được tích lũy lâu dài trong quá trình làm việc (thường liên quan đến kỹ thuật cao như cơ khí, ô tô, công nghệ…). Vì vậy, nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên văn phòng không phù hợp với vị trí lao động kỹ thuật.

Nộp cấp giấy phép ở đâu? Cách nộp thế nào?

Giấy phép lao động được nộp qua trang dịch vụ công điện tử của Cơ quan hành chính công Tỉnh/Thành phố nơi người nước ngoài có trụ sở và làm việc.

Các doanh nghiệp được thành lập bởi Chính phủ và các cơ quan thuộc Chính phủ thì nộp tại Bộ Nội Vụ (Cục việc làm).

Quy trình: Chuẩn bị đủ hồ sơ, scan tài liệu và nộp trực tuyến.

Công ty tôi bị từ chối cấp giấy phép thì phải làm thế nào?

Bạn cần kiểm tra kỹ lý do bị từ chối trong văn bản phản hồi của cơ quan xét duyệt, chuẩn bị lại tài liệu một cách chính xác và nộp lại thủ tục.

Có thuê công ty tư vấn nộp thay thủ tục được không?

Luật hiện hành không cấm ủy quyền trong việc nộp và nhận kết quả thủ tục giấy phép lao động. Do đó, người sử dụng lao động có quyền thuê đơn vị tư vấn để thực hiện công việc theo ủy quyền.

>>> Xem thêm: Bị từ chối giấy phép lao động cho NNN: Nguyên nhân và cách xử lý

Công ty tư vấn có làm hợp đồng không? Có xuất hóa đơn không?

Dịch vụ tư vấn quản lý có nhiều nội dung công việc, cần có hợp đồng quy định các điều khoản công việc và trách nhiệm.

Bởi đây là ngành nghề kinh doanh, việc cung cấp hóa đơn theo quy định là bắt buộc.

Công ty tư vấn làm có nhanh hơn tự mình đi làm không?

Thời gian thực hiện thủ tục đã được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật. Công ty tư vấn không thể rút ngắn thời gian này. Tuy nhiên, các công ty tư vấn có kinh nghiệm sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chuyên nghiệp, đầy đủ, phù hợp với nhu cầu thực tế và đưa ra phương án tối ưu, từ đó giúp cải thiện thời gian xử lý.

Có nên tự tìm hiểu thủ tục và tự làm giấy phép lao động không?

Các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật, đồng thời các Tỉnh/Thành phố ủy quyền cho các sở chi tiết hóa các thành phần hồ sơ. Bên cạnh đó, có đội ngũ cán bộ chuyên môn hướng dẫn và hỗ trợ. Cùng với việc ứng dụng công nghệ vào cải cách thủ tục hành chính, thủ tục giấy phép lao động hiện nay đều được giải quyết trực tuyến trên trang dịch vụ công của Tỉnh/Thành phố. Do đó, nếu bạn có đủ thời gian, hãy thử tự tìm hiểu và thực hiện thủ tục để nâng cao nghiệp vụ và chủ động quản lý lao động nước ngoài cho doanh nghiệp của bạn.

Trên đây là các câu hỏi thường gặp trong quá trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Nếu bạn có thêm câu hỏi, hãy chia sẻ với Inbound Vietnam để cùng giải đáp và thực hiện thủ tục một cách tốt nhất.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài trọn gói

Tại sao đã có dịch vụ hỗ trợ hồ sơ mà vẫn cần nhân sự công ty hỗ trợ?

Dịch vụ sẽ hỗ trợ tư vấn, soạn thảo hồ sơ, hỗ trợ công ty chuẩn bị và nộp hồ sơ dựa trên tài liệu do công ty cung cấp. Khi chuyên viên cần thêm thông tin hoặc yêu cầu bổ sung, họ sẽ trực tiếp liên hệ và hướng dẫn nhân sự công ty. Do đó, cần có sự phối hợp giữa nhân sự công ty và dịch vụ để hoàn thiện hồ sơ và đạt được kết quả cuối cùng.