Những điều cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động 2025

Lượt xem: 5

Những điều cần lưu ý khi chuẩn hồ sơ xin giấy phép lao động như giấy tờ cần được đảm bảo hợp lệ và dịch thuật đầy đủ, tuân theo đúng thủ tục pháp luật quy định,…

Trong bài viết này, Tân Văn Lang sẽ hướng dẫn bạn những điều cần lưu ý để chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động một cách chính xác và nhanh chóng.

Dịch vụ làm Giấy phép lao động (Work Permit)

Hồ sơ đơn giản - Tư vấn xử lý hồ sơ Chỉ từ 1 ngày

Miễn phí dịch vụ công văn nhập cảnh - Thẻ tạm trú

20 Năm kinh nghiệm - 10.000+ Khách hàng thành công.

Kết quả dịch vụ giấy phép lao động tại Tân Văn Lang

Tư vấn ngay

Giấy phép lao động là gì và lợi ích đối với người nước ngoài?

Giấy phép lao động là văn bản pháp lý cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại một quốc gia.

Tùy theo quy định của từng nước, giấy phép lao động (work permit) có thể do cơ quan quản lý lao động hoặc cơ quan di trú cấp, dựa trên hồ sơ hợp lệ từ cá nhân và doanh nghiệp sử dụng lao động. Tại Việt Nam, giấy phép lao động do Sở Nội Vụ tỉnh/thành phố cấp, thường có thời hạn tối đa 2 năm và phải được gia hạn khi hết hạn.

Theo quy định của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, người nước ngoài không được làm việc nếu không có giấy phép hợp lệ (trừ các trường hợp được miễn). Làm việc mà không có giấy phép có thể bị xử phạt, trục xuất và cấm nhập cảnh trong thời gian nhất định. Do đó, đây là căn cứ pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả người lao động và doanh nghiệp.

Khi có giấy phép lao động, người nước ngoài sẽ dễ dàng hơn trong việc xin thẻ tạm trú, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng lao động, và tham gia bảo hiểm. Đây cũng là một trong những yếu tố giúp họ có thể bảo vệ quyền lợi nếu xảy ra tranh chấp với nhà tuyển dụng.

Những giấy tờ cần thiết cho hồ sơ xin giấy phép lao động

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, hãy để lại thông tin tại đây, chuyên viên Tân Văn Lang sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng

Những điều cần lưu ý đối với giấy tờ của người lao động nước ngoài

Để xin Giấy phép lao động, bạn cần lưu ý những điều sau để quá trình được diễn ra suôn sẻ hơn:

• Giấy tờ của người lao động nước ngoài cần đảm bảo đầy đủ tính pháp lý và còn hiệu lực.
  • Toàn bộ hồ sơ của người lao động nước ngoài, bao gồm hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp và ảnh thẻ, phải còn giá trị sử dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.
  • Đặc biệt, giấy khám sức khỏe chỉ hợp lệ trong vòng 12 tháng và phiếu lý lịch tư pháp không được cấp quá 6 tháng trước ngày nộp.
• Các tài liệu phải được dịch thuật và công chứng theo đúng quy định.
  • Mọi giấy tờ gốc bằng tiếng nước ngoài như bằng cấp, chứng nhận kinh nghiệm làm việc hoặc thư xác nhận từ doanh nghiệp nước ngoài cần được dịch sang tiếng Việt, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự nếu được cấp ở nước ngoài.
• Cần cung cấp minh chứng rõ ràng cho chức danh và vị trí công việc.
  • Người lao động phải nộp các giấy tờ chứng minh phù hợp với vị trí được đề nghị cấp phép, chẳng hạn như bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, thư bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động đã ký với tổ chức tại Việt Nam.
  • Những tài liệu này cần thể hiện rõ vai trò như chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật.

>>> Xem thêm: Những sai lầm thường gặp khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam: Tránh để không bị từ chối

Những điều cần lưu ý đối với giấy tờ của doanh nghiệp sử dụng lao động

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ văn bản theo đúng biểu mẫu quy định.
  • Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động phải sử dụng đúng mẫu do cơ quan chức năng ban hành (hiện tại là mẫu số 11/PLI theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
  • Mọi tài liệu nộp kèm cần đảm bảo tính nhất quán, thông tin chính xác và không tẩy xóa.
• Phải có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
  • Đây là tài liệu bắt buộc trừ những trường hợp đặc biệt được miễn xác định nhu cầu. Doanh nghiệp cần xin chấp thuận từ Sở Nội Vụ tỉnh/thành phố, nơi dự kiến người lao động làm việc trước khi tiến hành xin cấp phép.
• Các tài liệu nội bộ cần chứng minh tính hợp pháp của doanh nghiệp.
  •  Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan như giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, hợp đồng lao động (nếu đã ký) với người nước ngoài, và các văn bản liên quan khác. Những giấy tờ này phải còn hiệu lực và đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Mọi tài liệu nộp phải rõ ràng, thống nhất và có chứng thực khi cần thiết.
  • Các bản sao như hộ chiếu, quyết định bổ nhiệm, hay hợp đồng phải được sao y công chứng để đảm bảo tính pháp lý trong suốt quá trình xét duyệt.
  • Bất kỳ thông tin sai lệch hoặc thiếu sót nào cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

>>> Xem thêm: Bị từ chối giấy phép lao động cho NNN: Nguyên nhân và cách xử lý

Ảnh hưởng của việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót

►  Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót có thể khiến quy trình cấp giấy phép lao động bị đình trệ hoặc từ chối.

• Khi người lao động nước ngoài hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động nộp hồ sơ xin giấy phép nhưng thiếu tài liệu, nộp nhầm mẫu, hoặc thông tin không thống nhất giữa các giấy tờ, cơ quan chức năng có thể yêu cầu bổ sung hoặc trả lại hồ sơ.
• Điều này không chỉ làm kéo dài thời gian xử lý, ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng, mà còn gây ra chi phí phát sinh do phải chuẩn bị lại giấy tờ, dịch thuật, công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

►  Sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến từ chối cấp phép hoặc bị xử phạt.

• Nếu hồ sơ bị phát hiện có thông tin gian dối, sai lệch nghiêm trọng (ví dụ: khai không đúng chức danh, cung cấp bằng cấp không phù hợp), không chỉ bị từ chối cấp giấy phép mà doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
• Trường hợp người lao động đã làm việc trong khi chưa được cấp phép, cả doanh nghiệp và người lao động đều có nguy cơ bị xử lý vi phạm, thậm chí bị cấm tham gia các chương trình tuyển dụng lao động nước ngoài trong tương lai.

►  Chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và tăng khả năng được cấp phép.

• Việc rà soát kỹ từng loại giấy tờ, đảm bảo tính hợp lệ, thống nhất và đúng mẫu biểu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong tiến độ làm việc, tránh gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động nước ngoài trong quá trình làm việc tại Việt Nam.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài trọn gói

Câu hỏi thường gặp

Hy vọng rằng những thông tin hữu ích về Những điều cần lưu ý khi chuẩn hồ sơ xin giấy phép lao động. Nếu cần tư vấn thêm hoặc hỗ trợ trong quá trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, vui lòng liên hệ với Tân Văn Lang qua hotline 098.77777.02 - 028.7777.7979 nhé. Trân trọng!