Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục thực hiện 2025

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước quan trọng giúp đảm bảo rằng giấy tờ nước ngoài như: bằng cấp, giấy khai sinh, giấy tờ hôn nhân, hồ sơ công ty, hồ sơ du học, làm việc, định cư,… được cơ quan Việt Nam chấp nhận và sử dụng trong các thủ tục hành chính, pháp lý, giáo dục hay kinh doanh.

Chi tiết về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thông tin chi tiết trong bài viết này!

Nội dung chính

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia cấp, để những giấy tờ đó được công nhận và có giá trị pháp lý khi sử dụng tại một quốc gia khác.

Mục đích và ý nghĩa của việc hợp pháp hóa lãnh sự

Việc hợp pháp hóa giúp đảm bảo rằng tài liệu được sử dụng ở nước ngoài là hợp pháp, đáng tin cậy và được cơ quan nước sở tại chấp nhận. Đây là bước cần thiết trong các thủ tục như xin visa, kết hôn với người nước ngoài, học tập, lao động hoặc đầu tư tại nước ngoài.

► Những loại giấy tờ thường phải hợp pháp hóa

Các loại tài liệu phổ biến cần hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử

Bằng cấp, học bạ, bảng điểm

Hợp đồng lao động, thư mời, thư xác nhận công việc

Giấy ủy quyền, giấy phép kinh doanh, giấy tờ thương mại

Để lại số điện thoại, chuyên gia tư vấn 1:1
Gọi lại nhanh

>>> Xem thêm: Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự khi xin giấy phép lao động

Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Cả hai thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều liên quan đến việc xác thực chữ ký, con dấu và chức danh trên tài liệu, và đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy vậy, điểm khác biệt chính nằm ở xuất xứ của giấy tờ và mục đích sử dụng:

Chứng nhận lãnh sự là quy trình xác nhận tính hợp lệ của giấy tờ do Việt Nam cấp, nhằm để các tài liệu này được chấp nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình chứng thực giấy tờ được cấp bởi cơ quan nước ngoài, để những tài liệu đó có thể được công nhận hợp pháp tại Việt Nam.

Nắm rõ sự khác biệt này giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đúng loại thủ tục cần thiết trong quá trình sử dụng giấy tờ ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam.

>>> Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Israel 2025

Hợp pháp hóa lãnh sự khác với công chứng tư pháp như thế nào?

► Mục đích sử dụng

Hợp pháp hóa lãnh sự: Xác nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận tại Việt Nam.

Công chứng tư pháp: Chứng thực giấy tờ trong nước để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

► Cơ quan thực hiện

Hợp pháp hóa lãnh sự: Do Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ thực hiện.

Công chứng tư pháp: Do Phòng Tư pháp quận/huyện hoặc Văn phòng công chứng thực hiện.

► Phạm vi áp dụng

Hợp pháp hóa lãnh sự: Áp dụng với giấy tờ nước ngoài khi dùng tại Việt Nam.

Công chứng tư pháp: Áp dụng với giấy tờ trong nước để sử dụng nội địa.

>>> Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan 2025 chi tiết

Những loại giấy tờ, tài liệu nào cần phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Giấy tờ nhân thân

Giấy khai sinh, giấy chứng tử

Giấy chứng nhận kết hôn, ly hôn

Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, căn cước công dân

Giấy chứng nhận độc thân

Giấy tờ học tập

Bằng tốt nghiệp các cấp

Bảng điểm, học bạ

Giấy chứng nhận trình độ ngoại ngữ

Thư mời nhập học hoặc xác nhận tốt nghiệp

Tài liệu liên quan đến công việc và kinh doanh

Hợp đồng lao động nước ngoài

Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc

Giấy phép lao động nước ngoài

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Giấy tờ tài chính, ngân hàng

Sao kê tài khoản ngân hàng
Xác nhận tài chính, giấy chứng nhận sở hữu tài sản ở nước ngoài

Giấy tờ chứng minh thu nhập hoặc thuế thu nhập cá nhân

Các giấy tờ y tế

Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp

Hồ sơ bệnh án, đơn thuốc phục vụ khám chữa bệnh tại Việt Nam

Tài liệu pháp lý khác

Phán quyết của tòa án nước ngoài

Di chúc, văn bản ủy quyền, hợp đồng dân sự

Lưu ý:

Không phải mọi giấy tờ đều cần hợp pháp hóa lãnh sự. Một số quốc gia đã ký hiệp ước miễn hợp pháp hóa lãnh sự với Việt Nam. Ngoài ra, các loại giấy tờ bằng song ngữ (có tiếng Việt) đôi khi có thể được miễn yêu cầu này tùy từng trường hợp và cơ quan tiếp nhận.

Trình tự, thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để dùng tại Việt Nam

Bước 1: Công chứng tài liệu tại nước ngoài

Trước hết, giấy tờ được cấp ở nước ngoài phải được công chứng tại cơ quan có thẩm quyền ở quốc gia ban hành tài liệu.

Bước 2: Xác nhận của cơ quan ngoại giao nước ngoài

Sau khi đã được công chứng, tài liệu cần được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của nước ban hành, hoặc bộ phận lãnh sự của nước đó tại Việt Nam nếu có.

Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan Việt Nam

Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền. Đây là bước xác nhận cuối cùng để tài liệu nước ngoài có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Bước 4: Dịch thuật và công chứng

Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để dùng tại nước ngoài

Bước 1: Dịch thuật và công chứng tài liệu

Tài liệu được cấp tại Việt Nam phải được dịch sang tiếng nước ngoài (thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước sử dụng) và công chứng bản dịch.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan Việt Nam

Nộp hồ sơ đến Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền để chứng nhận lãnh sự cho tài liệu Việt Nam.

Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan ngoại giao nước ngoài

Cuối cùng, mang giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự đến cơ quan lãnh sự của quốc gia nơi bạn sẽ sử dụng tài liệu để thực hiện hợp pháp hóa lần cuối.

>>> Xem thêm: Hồ sơ xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài 2025

Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam?

Tại Việt Nam

Tại Hà Nội: Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, địa chỉ:

Số 40 Trần Phú, phường Điện Biên, quận Ba Đình, Hà Nội.

Điện thoại: (+84 24) 37993127

Tại TP.HCM: Thủ tục được tiếp nhận tại Sở Ngoại vụ TP.HCM, địa chỉ:

184 bis Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TP.HCM.

Điện thoại: (+84 28) 38224224

Tại các địa phương khác:

Bạn có thể đến Sở Ngoại vụ tỉnh, thành phố nơi được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

Tại nước ngoài

Nếu bạn đang ở nước ngoài, có thể thực hiện thủ tục tại:

Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại quốc gia sở tại. Điển hình như: Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại quốc gia đó.

Gửi hồ sơ qua đường bưu điện

Trong trường hợp không thể đến trực tiếp, bạn có thể gửi hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện đến:

Cục Lãnh sự – Hà Nội

Sở Ngoại vụ TP.HCM

Giá trị pháp lý của giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự

Được công nhận hợp pháp tại Việt Nam: Văn bản do cơ quan nước ngoài cấp (như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, lý lịch tư pháp, bằng cấp…) sau khi hợp pháp hóa sẽ được các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam chấp nhận như một tài liệu hợp lệ.

Là căn cứ pháp lý trong các thủ tục hành chính: Ví dụ, người nước ngoài muốn kết hôn tại Việt Nam cần nộp giấy xác nhận độc thân từ nước ngoài – chỉ có hiệu lực nếu được hợp pháp hóa lãnh sự.

Được dùng trong các hoạt động đầu tư, kinh doanh, du học, lao động: Những tài liệu như giấy phép kinh doanh, bằng cấp, hồ sơ công ty… sẽ chỉ có hiệu lực khi đã được hợp pháp hóa đúng quy định.

Bảo đảm tính xác thực và minh bạch: Việc hợp pháp hóa xác nhận rằng giấy tờ không giả mạo, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia gốc.

>>> Xem thêm: Các loại giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Miễn theo điều ước quốc tế: Nếu giữa Việt Nam và quốc gia nơi cấp giấy tờ có ký kết điều ước quốc tế quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự, thì giấy tờ đó sẽ được miễn. Điều này thường áp dụng trong các hiệp định tương trợ tư pháp song phương hoặc đa phương.

Giấy tờ do cơ quan đại diện Việt Nam cấp ở nước ngoài: Các tài liệu như khai sinh, hôn thú, giấy xác nhận… do đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài cấp, khi sử dụng tại Việt Nam thì không cần hợp pháp hóa lại.

Giấy tờ nước ngoài được pháp luật Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền công nhận: Trong một số trường hợp, các giấy tờ được cơ quan Việt Nam xác nhận hoặc công nhận tính pháp lý thì không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

Giấy tờ sử dụng trong nội bộ cơ quan hoặc mang tính hỗ trợ: Một số giấy tờ không ảnh hưởng đến kết quả giải quyết thủ tục hành chính chính thức có thể được miễn hợp pháp hóa nếu cơ quan tiếp nhận hồ sơ không yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

Hợp pháp hóa lãnh sự có xác nhận tính đúng đắn của nội dung tài liệu không?

Không. Hợp pháp hóa lãnh sự không xác nhận nội dung của tài liệu. Cơ quan chức năng chỉ xác nhận chữ ký, con dấu, chức danh của người ký trên tài liệu, nhằm đảm bảo giấy tờ đó là hợp pháp và được cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thường mất bao nhiêu thời gian?

Thông thường, thời gian xử lý là 1 – 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy vào khối lượng hồ sơ, yêu cầu bổ sung, hoặc quy định riêng của từng cơ quan tiếp nhận.

Có thể tự mình đi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được không?

Có. Người yêu cầu có thể tự mình đi nộp hồ sơ, hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Nếu ủy quyền, cần có giấy ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật.

Tài liệu có cần dịch thuật trước khi tiến hành thủ tục không?

Việc dịch thuật không bắt buộc trước khi hợp pháp hóa, nhưng sau khi tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, nếu sử dụng tại Việt Nam thì thường phải dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch để được các cơ quan trong nước chấp nhận. Với giấy tờ của Việt Nam dùng ở nước ngoài, cần dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ yêu cầu của nước tiếp nhận trước khi tiến hành chứng nhận lãnh sự.

Mong rằng những thông tin mà Tân Văn Lang đã cung cấp trong bài viết trên đã giúp bạn nắm rõ hơn về những thông tin liên quan đến Hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0907.874.240 - 028.7777.7979 để được hỗ trợ ngay nhé! Trân trọng!