Hướng dẫn điền mẫu giấy xác nhận nhân thân chuẩn, mới nhất 2025

Giấy xác nhận nhân thân là loại giấy tờ quan trọng do cơ quan công an cấp xã cấp, dùng để chứng minh danh tính của công dân trong những trường hợp đặc biệt khi không có giấy tờ tùy thân hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về quy trình xin cấp, mẫu chuẩn và những lưu ý thiết yếu để bạn không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Nội dung chính

Giấy xác nhận nhân thân là gì

Theo quy định tại Điều 25 Bộ luật Dân sự năm 2015, quyền nhân thân là quyền dân sự gắn liền với mỗi cá nhân, không thể chuyển giao cho người khác. Nhân thân bao gồm các yếu tố như họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, dân tộc, nơi cư trú và các đặc điểm nhận dạng cơ bản khác của một người.

Giấy xác nhận nhân thân chính là văn bản xác thực các thông tin này, do cơ quan có thẩm quyền cấp khi công dân không thể xuất trình các loại giấy tờ tùy thân thông thường. Đây không phải là giấy tờ thay thế vĩnh viễn cho Căn cước công dân hay Chứng minh nhân dân, mà chỉ có giá trị tạm thời trong một số tình huống cụ thể.

Từ thực tế tư vấn hàng nghìn trường hợp tại Tân Văn Lang, chúng tôi nhận thấy nhiều khách hàng nhầm lẫn giữa giấy này với các loại xác nhận khác như giấy xác nhận tạm trú hay xác nhận cư trú. Điểm khác biệt quan trọng là giấy xác nhận nhân thân tập trung vào việc chứng minh danh tính của người đó là ai, trong khi các loại giấy khác chứng minh nơi ở.

>>> Xem thêm: Miễn thị thực 5 năm là gì? Thủ tục, hồ sơ, lệ phí visa Việt Nam 5 năm

Các trường hợp phổ biến cần sử dụng giấy xác nhận nhân thân

Qua nhiều năm đồng hành cùng khách hàng, Tân Văn Lang tổng hợp các tình huống thường gặp nhất cần đến giấy này:

Trường hợp về giấy tờ bị mất hoặc hư hỏng: Khi Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu bị mất, hư hỏng không còn nhận diện được thông tin, hoặc đang trong quá trình làm lại, bạn cần giấy xác nhận nhân thân để thực hiện các giao dịch cần thiết. Đây là tình huống chúng tôi gặp nhiều nhất, đặc biệt với khách hàng cần đi công tác gấp trong khi đang chờ cấp lại giấy tờ.

Giấy tờ hết hạn sử dụng: Nhiều người để Chứng minh nhân dân hết hạn mà chưa kịp đổi sang Căn cước công dân gắn chip. Trong thời gian chờ đợi, họ vẫn cần thực hiện các thủ tục đi lại, giao dịch ngân hàng hoặc làm việc với cơ quan nhà nước.

Trẻ em từ 14 tuổi trở lên chưa được cấp giấy tờ: Thanh thiếu niên từ đủ 14 tuổi nhưng chưa làm Căn cước công dân có thể cần giấy này khi tham gia các hoạt động như thi đấu thể thao, dự thi học sinh giỏi cấp quốc gia, hoặc đi máy bay một mình.

Sử dụng cho chuyến bay nội địa: Theo Thông tư 13/2019/TT-BGTVT ^[1] và hướng dẫn của Cục Hàng không Việt Nam, giấy xác nhận nhân thân được chấp nhận khi làm thủ tục lên máy bay cho các chuyến bay trong nước. Tuy nhiên, cần lưu ý giấy phải còn trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cấp.

Làm hồ sơ hành chính khác: Một số trường hợp cần xác minh nhân thân để làm giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, hoặc các thủ tục liên quan đến tài sản, đất đai khi thiếu giấy tờ gốc.

Kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy, khách hàng nên chuẩn bị giấy này trước khi thực sự cần thiết, đặc biệt nếu biết trước giấy tờ sắp hết hạn hoặc đang trong quá trình xử lý.

>>> Xem thêm: Giấy CT07 là gì? Hướng dẫn điền giấy xác nhận cư trú CT07 2025

Thẩm quyền cấp giấy xác nhận nhân thân thuộc về cơ quan nào?

Theo quy định hiện hành, thẩm quyền cấp giấy xác nhận nhân thân thuộc về Công an cấp xã – tức Công an phường, xã, thị trấn nơi công dân có hộ khẩu thường trú hoặc nơi tạm trú. Đây là điểm quan trọng mà nhiều người hay nhầm lẫn.

Lưu ý quan trọng về thẩm quyền:

Chỉ có Công an phường mới có thẩm quyền xác nhận. Xác nhận của Ủy ban nhân dân phường, xã không có giá trị pháp lý cho mục đích này. Chúng tôi từng gặp trường hợp khách hàng nhờ UBND xã xác nhận và bị từ chối tại sân bay, phải quay lại làm lại với Công an.

Thông thường, người trực tiếp xác nhận và đóng dấu là Công an viên khu vực hoặc Trưởng Công an phường. Cảnh sát khu vực là người am hiểu nhất về dân cư trên địa bàn, do đó họ sẽ thực hiện xác minh nhân thân trước khi ký xác nhận.

Nếu bạn đang tạm trú tại địa phương khác, không có hộ khẩu thường trú, bạn vẫn có thể xin cấp tại Công an nơi tạm trú, nhưng cần có thêm giấy xác nhận tạm trú hợp lệ và thời gian tạm trú đủ dài theo quy định.

Với kinh nghiệm tư vấn của Tân Văn Lang, chúng tôi khuyên khách hàng nên liên hệ trực tiếp với Công an phường trước để hỏi về giờ làm việc và các yêu cầu cụ thể, tránh phải đi lại nhiều lần.

>>> Xem thêm: Visa thăm thân Việt Nam cho người nước ngoài 2025: Thủ tục, hồ sơ, lệ phí

Download mẫu giấy xác nhận thân nhân mới nhất 2025

Bạn có thể download ngay [icon-doc] tại đây

Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin cấp giấy xác nhận nhân thân tại công an phường, xã

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ cần thiết

STT	Giấy tờ cần chuẩn bị	Ghi chú
1	Ảnh 4×6 cm	1 ảnh, chụp trong vòng 6 tháng, nền trắng
2	Giấy khai sinh hoặc bản sao có công chứng	Để đối chiếu thông tin cá nhân
3	Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh nơi cư trú	Chứng minh thuộc địa bàn
4	Giấy tờ tùy thân cũ (nếu còn)	Chứng minh nhân dân/Căn cước cũ bị hỏng, mất
5	Giấy xác nhận tạm trú (nếu không có hộ khẩu thường trú)	Còn hiệu lực

Bước 2: Điền đơn xin cấp giấy

Bạn có thể tải mẫu giấy xác nhận nhân thân trực tuyến hoặc xin trực tiếp tại Công an phường. Điền đầy đủ, chính xác các thông tin cá nhân vào phần dành cho công dân, bao gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện tại và lý do xin cấp.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Công an phường

Mang toàn bộ hồ sơ đến Công an phường nơi có hộ khẩu hoặc tạm trú. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin. Trong một số trường hợp, Cảnh sát khu vực sẽ đến tận nhà để xác minh nếu cần thiết, đặc biệt với người mới chuyển đến hoặc chưa có hộ khẩu lâu.

Bước 4: Dán ảnh và đóng dấu giáp lai

Sau khi kiểm tra xong, cán bộ sẽ dán ảnh của bạn lên giấy xác nhận và đóng dấu giáp lai (dấu đóng một phần lên ảnh, một phần lên giấy) để tránh việc thay đổi ảnh sau này.

Bước 5: Nhận giấy xác nhận

Thời gian cấp thường từ ngay trong ngày đến 1-2 ngày làm việc tùy theo lượng công việc của cơ quan. Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trên giấy trước khi rời khỏi trụ sở để đảm bảo không có sai sót.

Từ kinh nghiệm của chúng tôi, nếu bạn cần gấp, hãy đến sớm vào buổi sáng và nói rõ lý do cần gấp. Hầu hết Công an phường đều rất hỗ trợ trong các trường hợp khẩn cấp như cần đi máy bay trong vài giờ tới.

>>> Xem thêm: Nhập quốc tịch Việt Nam cho Việt kiều: Hướng dẫn chi tiết 2025

Mẫu giấy xác nhận nhân thân chuẩn và cách điền thông tin chính xác

Theo hướng dẫn tại Công văn 1409/CHK-ANHK của Cục Hàng không Việt Nam thay thế cho quy định cũ trong Thông tư 01/2016/TT-BGTVT ^[2] , mẫu giấy xác nhận nhân thân chuẩn cần có đầy đủ các yếu tố sau:

Cấu trúc chuẩn của giấy:

Phần tiêu đề:

Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tiêu ngữ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tên cơ quan: CÔNG AN PHƯỜNG/XÃ…

Phần thân giấy (công dân tự điền):

Khu vực dán ảnh 4×6 cm ở góc trên bên phải

Họ và tên (viết IN HOA, không dấu)

Giới tính: Nam/Nữ

Ngày, tháng, năm sinh (ghi rõ ràng, ví dụ: 15/03/1990)

Quê quán (ghi theo sổ hộ khẩu: xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành phố)

Hộ khẩu thường trú (địa chỉ đầy đủ)

Chỗ ở hiện tại (nếu khác với hộ khẩu thường trú)

Lý do xin xác nhận (ghi rõ: để đi máy bay, làm hộ chiếu, hoặc mục đích cụ thể khác)

Ngày, tháng, năm viết đơn

Chữ ký của người xin

Phần xác nhận (do Công an điền và ký):

Xác nhận những thông tin trên là đúng sự thật

Ngày, tháng, năm xác nhận (đây là ngày quan trọng để tính thời hạn hiệu lực)

Chữ ký, họ tên và chức danh của người xác nhận

Đóng dấu của Công an phường

Lưu ý khi điền thông tin:

Viết chữ rõ ràng, dễ đọc, tránh tẩy xóa. Nếu viết sai, nên xin mẫu mới để điền lại. Thông tin phải khớp hoàn toàn với giấy khai sinh, sổ hộ khẩu. Mọi sự không khớp có thể dẫn đến bị từ chối khi sử dụng.

Quê quán cần ghi theo đúng quy định hành chính hiện hành, không ghi theo tên gọi cũ hoặc địa danh dân gian. Ảnh phải rõ nét, nhìn thẳng, không đeo kính râm, không chỉnh sửa quá mức.

Bạn nên photocopy giấy xác nhận sau khi được cấp để lưu trữ, phòng trường hợp cần đối chiếu thông tin sau này.

>>> Xem thêm: Cách nhập quốc tịch Việt Nam cho con có cha hoặc mẹ là người nước ngoài 2025

Những lưu ý quan trọng để không bị từ chối khi xin giấy xác nhận nhân thân

Từ kinh nghiệm xử lý hàng trăm trường hợp phát sinh vấn đề, đội ngũ Tân Văn Lang tổng hợp những điểm cần lưu ý sau:

Về thời hạn sử dụng: Giấy xác nhận chỉ có giá trị trong 30 ngày kể từ ngày xác nhận đối với mục đích đi máy bay nội địa. Đối với các mục đích khác, thời hạn có thể khác nhau tùy cơ quan yêu cầu. Do đó, không nên xin quá sớm so với thời điểm cần sử dụng.

Về phạm vi sử dụng: Giấy này chỉ có giá trị cho chuyến bay nội địa, không được dùng cho chuyến bay quốc tế. Nếu bạn cần đi nước ngoài mà mất hộ chiếu, phải liên hệ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để được cấp giấy thông hành khẩn cấp.

Về hình thức giấy: Phải sử dụng bản gốc, không chấp nhận bản photocopy hay bản scan. Giấy phải còn nguyên vẹn, không rách, nhàu, không bị ướt hoặc mờ dấu. Đặc biệt, dấu giáp lai trên ảnh phải rõ ràng.

Về thông tin cá nhân: Mọi thông tin trên giấy phải khớp với các giấy tờ khác bạn xuất trình. Nếu có bất kỳ sai lệch nào, bạn có thể bị từ chối khi sử dụng, đặc biệt tại sân bay hoặc cơ quan nhà nước.

Về ảnh chân dung: Ảnh trên giấy xác nhận phải giống với gương mặt hiện tại của bạn. Nếu ngoại hình thay đổi nhiều so với ảnh (cắt tóc, để râu, giảm cân nhiều), bạn có thể gặp khó khăn khi xác minh.

Trường hợp đặc biệt cần lưu ý:

Nếu bạn vừa chấp hành xong bản án, cần có giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thay vì giấy do Công an phường cấp. Người nước ngoài không được cấp loại giấy này, phải sử dụng hộ chiếu hoặc các giấy tờ theo quy định riêng.

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, không cần giấy xác nhận nhân thân mà sử dụng giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh (với trẻ dưới 1 tháng tuổi).

Kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy, nhiều khách hàng gặp rắc rối vì không biết các quy định này. Vì vậy, nếu bạn có kế hoạch đi lại hoặc làm thủ tục quan trọng, hãy tìm hiểu kỹ trước và chuẩn bị đầy đủ.

>>> Xem thêm: Thủ tục xuất nhập cảnh Việt Nam cho người có 2 quốc tịch 2025

Câu hỏi thường gặp

Giấy xác nhận nhân thân có thay thế được Căn cước công dân không?

Không, giấy xác nhận nhân thân chỉ là giấy tờ tạm thời, không thay thế hoàn toàn cho Căn cước công dân hay Chứng minh nhân dân. Nó chỉ được chấp nhận trong một số tình huống cụ thể và có thời hạn sử dụng giới hạn.

Bạn vẫn cần hoàn tất thủ tục cấp lại hoặc làm mới giấy tờ tùy thân chính thức càng sớm càng tốt. Nhiều giao dịch như mở tài khoản ngân hàng, mua bán bất động sản, đăng ký doanh nghiệp không chấp nhận loại giấy này.

Thời hạn sử dụng của giấy xác nhận nhân thân là bao lâu?

Thời hạn phụ thuộc vào mục đích sử dụng. Đối với việc làm thủ tục lên máy bay nội địa, theo quy định tại Phụ lục XIV Thông tư 13/2019/TT-BGTVT ^[3] , giấy chỉ có giá trị trong vòng 30 ngày kể từ ngày cơ quan công an xác nhận. Đối với các mục đích khác, thời hạn có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận. Bạn nên hỏi rõ cơ quan yêu cầu giấy này về thời hạn chấp nhận trước khi đi xin.

Xin giấy xác nhận nhân thân có mất phí không?

Hiện nay, thủ tục làm giấy xác nhận nhân thân tại Công an phường không thu phí. Đây là dịch vụ hành chính công do nhà nước cung cấp miễn phí cho công dân. Tuy nhiên, bạn cần tự chi phí in ảnh 4x6cm và các phí photocopy giấy tờ nếu cần. Nếu có bất kỳ cán bộ nào yêu cầu thu phí, bạn có quyền từ chối và phản ánh lên cấp trên.

Tôi có thể xin giấy xác nhận nhân thân online được không?

Hiện tại, thủ tục xin cấp giấy xác nhận nhân thân vẫn phải thực hiện trực tiếp tại Công an phường, chưa có dịch vụ online. Lý do là cán bộ cần xác minh trực tiếp người yêu cầu, đối chiếu gương mặt với ảnh, và đóng dấu giáp lai ngay trên giấy gốc. Tuy nhiên, bạn có thể tải mẫu đơn trên mạng, điền sẵn thông tin ở nhà rồi mang đến để tiết kiệm thời gian.

Cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi đi xin giấy xác nhận nhân thân?

Hồ sơ cơ bản bao gồm: 1 ảnh 4x6cm chụp trong vòng 6 tháng, giấy khai sinh hoặc bản sao có công chứng, sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nơi cư trú, giấy tờ tùy thân cũ nếu còn (dù đã hỏng hoặc hết hạn), và giấy xác nhận tạm trú nếu bạn không có hộ khẩu thường trú tại địa phương đó. Ngoài ra, bạn nên mang theo bút để điền đơn và một số tiền nhỏ phòng trường hợp cần photocopy bổ sung.

Mất bao lâu để được cấp giấy xác nhận nhân thân?

Trong hầu hết trường hợp, bạn có thể nhận giấy ngay trong ngày hoặc chậm nhất là 1-2 ngày làm việc. Thời gian phụ thuộc vào lượng công việc của Công an phường và mức độ phức tạp của việc xác minh.

Nếu bạn có hộ khẩu lâu năm tại địa phương và Cảnh sát khu vực đã biết rõ, thủ tục sẽ nhanh hơn. Trường hợp mới chuyển đến hoặc tạm trú có thể mất thêm thời gian để xác minh thông tin.

Người không có hộ khẩu thường trú có xin được giấy xác nhận nhân thân không?

Có, nhưng với điều kiện bạn phải có giấy xác nhận tạm trú hợp lệ tại địa phương đó. Bạn sẽ xin cấp tại Công an phường nơi tạm trú. Tuy nhiên, thời gian xử lý có thể lâu hơn vì cần xác minh kỹ hơn.

Một số Công an phường có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh mối quan hệ với chủ hộ nơi tạm trú hoặc hợp đồng thuê nhà. Nếu bạn không có cả hộ khẩu thường trú và tạm trú, việc xin cấp sẽ rất khó khăn và cần liên hệ với Công an cấp huyện để được hướng dẫn cụ thể.

Với hơn 22 năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ các loại, đội ngũ Tân Văn Lang hiểu rõ mỗi loại giấy tờ đều có ý nghĩa riêng trong bộ hồ sơ tổng thể. Giấy xác nhận nhân thân tuy chỉ là giấy tờ tạm thời, nhưng trong nhiều tình huống khẩn cấp, nó lại là giải pháp duy nhất giúp bạn không bỏ lỡ chuyến bay quan trọng hay deadline công việc.

Nếu bạn đang cần hỗ trợ về bất kỳ loại hồ sơ nào liên quan đến xuất nhập cảnh, visa, hay hộ chiếu, đừng ngần ngại liên hệ với Tân Văn Lang. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và quy trình hỗ trợ chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn dịch vụ tư vấn tận tâm, chính xác và kịp thời nhất.