Hướng dẫn khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại TP.HCM online theo quy định mới 2026

Lượt xem: 29

Khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại TP.HCM là thủ tục pháp lý bắt buộc nhưng lại gây không ít lúng túng cho chủ nhà, doanh nghiệp và chính người nước ngoài khi lần đầu thực hiện. Trong thực tế xử lý hồ sơ suốt hơn 20 năm qua, Tân Văn Lang nhận thấy rất nhiều trường hợp bị phạt chỉ vì “không biết phải khai báo”, “tưởng khách sạn lo rồi” hoặc “đã có visa thì không cần đăng ký tạm trú”.

Khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại TP.HCM: Quy định pháp lý bắt buộc

Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về cư trú của người nước ngoài, mọi trường hợp người nước ngoài lưu trú tại TP.HCM đều phải được khai báo tạm trú, không phân biệt:

• Lưu trú ngắn ngày hay dài ngày
• Ở khách sạn, căn hộ dịch vụ hay nhà riêng
• Có hay chưa có thẻ tạm trú

Từ kinh nghiệm làm việc trực tiếp với cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh TP.HCM, chúng tôi khẳng định: khai báo tạm trú không phải thủ tục “tùy chọn”, mà là nghĩa vụ pháp lý gắn liền với từng lần lưu trú thực tế.

Một chi tiết rất nhiều người bỏ sót: visa hợp lệ không thay thế cho khai báo tạm trú. Hai thủ tục này hoàn toàn độc lập.

>>> Xem thêm: Cách xin thẻ tạm trú cho người Đài Loan nhanh, đúng quy định 2026

Ai có trách nhiệm thực hiện khai báo tạm trú?

Trách nhiệm của chủ cơ sở lưu trú (khách sạn, nhà cho thuê)

Chủ cơ sở lưu trú là đối tượng chịu trách nhiệm chính trước pháp luật về việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài.

Trong thực tế xử lý vi phạm, cơ quan công an ưu tiên xử phạt chủ nhà hoặc đơn vị kinh doanh lưu trú, kể cả khi người nước ngoài “không biết quy định”.

Một số tình huống thường gặp tại TP.HCM:

• Chủ nhà cho thuê căn hộ Airbnb nhưng không đăng ký tài khoản khai báo online
• Chủ nhà nghĩ người thuê đã tự khai báo

Tất cả đều có thể bị xử phạt.

Trách nhiệm của người nước ngoài khi cư trú tại Việt Nam

Người nước ngoài không trực tiếp khai báo trong đa số trường hợp, nhưng vẫn có nghĩa vụ:

• Cung cấp hộ chiếu, visa hợp lệ
• Thông báo rõ thời gian lưu trú
• Phối hợp khi cơ quan chức năng kiểm tra

Trong các hồ sơ chúng tôi xử lý, không ít người nước ngoài bị phạt do không kiểm tra lại việc chủ nhà đã khai báo hay chưa.

Vai trò của người bảo lãnh hoặc đơn vị sử dụng lao động

Với người nước ngoài làm việc, học tập, nghiên cứu tại TP.HCM, doanh nghiệp hoặc tổ chức bảo lãnh có trách nhiệm gián tiếp:

• Nhắc nhở việc khai báo tạm trú
• Kiểm tra tình trạng cư trú hợp pháp
• Phối hợp khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng

Đặc biệt với nhóm du học sinh, nghiên cứu sinh liên kết qua các chương trình có yếu tố quốc tế như các đề án do Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc Cục Hợp tác quốc tế (VIED) quản lý, việc quản lý cư trú càng được kiểm tra chặt chẽ.

Các hình thức khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại TP.HCM

Khai báo trực tuyến qua Trang thông tin điện tử (Phổ biến nhất)

Đây là hình thức được áp dụng rộng rãi và khuyến khích tại TP.HCM hiện nay.

Ưu điểm:

• Không cần đến trực tiếp công an phường
• Lưu trữ được lịch sử khai báo
• Phù hợp cho khách sạn, chủ nhà cho thuê nhiều người nước ngoài

Tuy nhiên, từ kinh nghiệm xử lý thực tế, sai sót lớn nhất nằm ở việc tạo tài khoản và nhập thông tin không chính xác, đặc biệt là số hộ chiếu và thời gian lưu trú.

Khai báo trực tiếp bằng phiếu khai báo tạm trú (Mẫu NA17)

Hình thức này vẫn được chấp nhận trong một số trường hợp:

• Khu vực chưa triển khai hệ thống online ổn định
• Người khai không có điều kiện sử dụng Internet
• Hồ sơ cần xác minh trực tiếp

Mẫu NA17 thường được dùng khi:

• Người nước ngoài ở nhà riêng
• Chủ nhà lớn tuổi
• Hồ sơ có yếu tố phức tạp về quan hệ cư trú

>>> Xem thêm: Có thẻ tạm trú có cần xin visa không: Giải đáp chi tiết 2026

Hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo tạm trú qua mạng tại TP.HCM

Đăng ký tài khoản cơ sở lưu trú

Mục đích: Người dùng đăng ký thành công thông tin cơ sở lưu trú.

Mô tả chức năng:

– Sau khi truy cập trang quản lý từ đường dẫn https://kbtt.xuatnhapcanh.gov.vn

– Người dùng nhấn nút “Đăng ký”.

– Hệ thống hiển thị popup thông tin các quy định về khai báo, tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài qua trang thông tin điện tử được trích theo thông tư số 53/2016/TT-BCA. Người dùng tick chọn “Xác nhận đã đọc kỹ quy định và tuân thủ pháp luật Việt Nam khi khai báo tạm trú cho người nước ngoài” và nhấn “Tiếp tục”.

– Hệ thống hiển thị form Đăng ký tài khoản cơ sở lưu trú. Người dùng nhập các trường thông tin bắt buộc trên màn hình, sau đó nhấn nút “Xác nhận”.

– Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện lưu thông tin đăng ký của cơ sở lưu trú vào hệ thống.

Đăng nhập tài khoản lần đầu

Mục đích: Người dùng đăng nhập thành công vào website để xử lý các tác vụ khác.

Mô tả chức năng:

– Sau khi truy cập trang quản lý từ đường dẫn https://kbtt.xuatnhapcanh.gov.vn

– Người dùng nhấn nút “Đăng nhập”.

– Hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập. Người dùng nhập thông tin tên đăng nhập, mật khẩu, nhập lại mã captcha, sau đó nhấn nút “Đăng nhập”.

– Hệ thống điều hướng đến màn hình xác thực. Người dùng mở ứng dụng xác thực (Authenticator) trên thiết bị và quét mã QR thứ hai. Sau khi quét, ứng dụng hiển thị mã xác thực (token) tương ứng với tài khoản đăng nhập:

– Người dùng nhập mã này vào hệ thống và nhấn nút “Xác nhận” để hoàn tất xác thực:

– Hệ thống xử lý thành công và điều hướng đến màn hình chính của hệ thống.

Đăng nhập tài khoản từ lần thứ 2

Mục đích: Người dùng đăng nhập thành công vào website để xử lý các tác vụ khác.

Mô tả chức năng:

– Sau khi truy cập trang quản lý từ đường dẫn https://kbtt.xuatnhapcanh.gov.vn

– Người dùng nhấn nút “Đăng nhập”.

– Hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập. Người dùng nhập thông tin tên đăng nhập, mật khẩu, nhập lại mã captcha, sau đó nhấn nút “Đăng nhập”.

– Hệ thống điều hướng đến màn hình nhập mã xác thực:

– Sau khi quét, ứng dụng hiển thị mã xác thực (token) tương ứng với tài khoản đăng nhập:

– Người dùng nhập mã này vào hệ thống và nhấn nút “Xác nhận” để hoàn tất xác thực:

– Hệ thống xử lý thành công và điều hướng đến màn hình chính của hệ thống.

Khai báo thông tin tạm trú của người nước ngoài

– Tại chức năng nhập khai báo tạm trú. Upload ảnh hộ chiếu của người nước ngoài. Hệ thống tự động điền thông tin theo hộ chiếu.

– Lưu ý: người dùng cần kiểm tra lại các trường thông tin được trích xuất tự động

– Nhập các thông tin bắt buộc được đánh dấu * trên màn hình nhập:

– Ấn “Lưu thông tin” sau khi điền đầy đủ thông tin người nước ngoài

– Trường hợp khách đoàn, cơ sở lưu trú có thể sử dụng chức năng nhập liên tục nhiều hồ sơ tạm trú ở Thêm hồ sơ khác

>>> Xem thêm: Phân biệt visa và thẻ tạm trú: Đừng để bị nhầm lẫn

Hồ sơ và thông tin cần chuẩn bị để khai báo tạm trú

Dựa trên kinh nghiệm xử lý hàng ngàn hồ sơ, Tân Văn Lang khuyến nghị chuẩn bị trước đầy đủ các thông tin sau để tránh khai báo sai hoặc bị trả hồ sơ:

Thông tin bắt buộc:

• Hộ chiếu còn hiệu lực
• Visa hoặc giấy tờ nhập cảnh hợp lệ
• Thời gian dự kiến lưu trú
• Địa chỉ lưu trú chính xác

Giấy tờ liên quan đến nơi ở:

• Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu
• Giấy đăng ký kinh doanh lưu trú (nếu là khách sạn, căn hộ dịch vụ)

Một điểm quan trọng mà nhiều chủ nhà bỏ qua: địa chỉ khai báo phải trùng khớp với địa chỉ đã đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ nhà đất.

>>> Xem thêm: Khai báo tạm trú cho người nước ngoài online và trực tiếp 2026

Thời hạn quy định để thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Theo quy định hiện hành:

• Trong vòng 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú tại TP.HCM
• Trong vòng 24 giờ nếu ở khu vực vùng sâu, vùng xa

Tại TP.HCM, cơ quan chức năng áp dụng rất nghiêm mốc 12 giờ, đặc biệt với lưu trú ngắn ngày.

Từ kinh nghiệm hỗ trợ xử lý vi phạm, chúng tôi nhận thấy:

• Khai trễ 1–2 ngày vẫn có thể bị phạt
• Lý do “không biết luật” không được chấp nhận

>>> Xem thêm: 2026 Phạt 5tr không khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Mức xử phạt khi không thực hiện khai báo tạm trú theo quy định

Theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP, mức xử phạt hiện nay được áp dụng như sau:

• 500.000 – 2.000.000 đồng: Áp dụng khi không khai báo hoặc khai báo trễ từ 1 đến 15 ngày
• 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Áp dụng khi vi phạm từ 16 ngày trở lên

Lưu ý quan trọng: có thể xử phạt cả chủ nhà và người nước ngoài, tùy từng tình huống cụ thể.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn điền giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài 2026

Những lưu ý quan trọng dành cho chủ nhà cho người nước ngoài thuê tại TP.HCM

Từ kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm chủ nhà, chúng tôi rút ra một số nguyên tắc bắt buộc:

• Luôn kiểm tra thời hạn visa trước khi cho thuê
• Lưu bản sao hộ chiếu, visa
• Đăng ký và quản lý một tài khoản khai báo duy nhất
• Không dùng chung tài khoản cho nhiều địa chỉ khác nhau
• Chủ động phối hợp với công an phường khi có kiểm tra

Một chi tiết rất thực tế: đổi hộ chiếu mới là phải khai báo lại, kể cả khi vẫn ở cùng địa chỉ.

>>> Xem thêm: Làm thẻ tạm trú cho vợ, chồng là người nước ngoài 2026: Những cập nhật quan trọng

Dịch vụ hỗ trợ khai báo và làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài uy tín tại Tân Văn Lang

Được thành lập từ năm 2003, Tân Văn Lang đã xử lý hàng ngàn hồ sơ cư trú cho người nước ngoài tại TP.HCM, từ trường hợp đơn giản đến hồ sơ khó liên quan đến doanh nghiệp, du học, chuyên gia.

Chúng tôi hỗ trợ:

• Tư vấn khai báo tạm trú đúng chuẩn, tránh sai sót
• Tư vấn trường hợp khai trễ, đã bị lập biên bản
• Tư vấn đồng bộ visa Việt Nam – tạm trú – thẻ tạm trú
• Hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức giáo dục, chương trình quốc tế

>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn thẻ tạm trú cho người nước ngoài trọn gói, uy tín 2026

Câu hỏi thường gặp

Kết bài

Nếu bạn đang lo lắng về khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại TP.HCM, hoặc đã từng bị nhắc nhở, lập biên bản, hãy liên hệ Tân Văn Lang. Chúng tôi không chỉ hướng dẫn đúng luật, mà còn giúp bạn xử lý trọn gói, an toàn, đúng thời hạn, dựa trên kinh nghiệm thực tế suốt hơn 20 năm trong lĩnh vực xuất nhập cảnh. Liên hệ ngay 0907.874.240 - 028.7777.7979 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!