Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự 2026

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại Tân Văn Lang giúp đương đơn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ, giấy tờ được xử lý đúng quy trình, chính xác theo từng loại văn bản và theo đúng quy định của Việt Nam.

Nội dung chính

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là các thủ tục bắt buộc để giấy tờ, tài liệu được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Theo quy định tại điều 4 khoản 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ^[1] , mọi tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp muốn sử dụng tại Việt Nam phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, trừ những trường hợp được miễn theo Điều 9 của nghị định này.

Hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Bộ Ngoại Giao hoặc cơ quan đại diện Ngoại giao ở nước ngoài) thực hiện, nhằm xác nhận tính hợp pháp của chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ được cấp tại nước ngoài. Sau khi được hợp pháp hóa, tài liệu đó sẽ đủ điều kiện sử dụng tại Việt Nam trong các hoạt động hành chính, pháp lý hoặc dân sự.

>>> Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục thực hiện 2026

Phân biệt giữa hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Cả hai thủ tục đều liên quan đến việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận tính hợp lệ của chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ. Tuy nhiên, điểm khác biệt chính giữa hai quy trình này nằm ở nguồn gốc của tài liệu và mục đích sử dụng:

Chứng nhận lãnh sự được áp dụng đối với các giấy tờ do cơ quan, tổ chức của Việt Nam cấp, nhằm mục đích sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục dành cho giấy tờ được cấp tại nước ngoài, cần được xác nhận để có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

>>> Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Israel 2026

Tại sao cần sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự?

Việc hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính bắt buộc để giấy tờ nước ngoài có giá trị pháp lý tại Việt Nam (và ngược lại). Tuy nhiên, quy trình này khá phức tạp, đòi hỏi sự chính xác, hiểu biết rõ về pháp luật và cơ quan có thẩm quyền. Dưới đây là những lý do vì sao bạn nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự:

► Tiết kiệm thời gian và công sức

Thay vì tự tìm hiểu quy trình, đi lại nhiều lần giữa các cơ quan công chứng, cơ quan ngoại giao, dịch thuật… bạn có thể ủy quyền cho đơn vị chuyên nghiệp thực hiện trọn gói, nhanh chóng và hiệu quả.

► Hạn chế sai sót hồ sơ

Nếu giấy tờ sai định dạng, thiếu chứng thực, bản dịch không đúng yêu cầu,… hồ sơ sẽ bị trả lại. Dịch vụ uy tín giúp bạn chuẩn bị đúng từ đầu, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và đạt kết quả nhanh.

► Tư vấn chính xác theo từng trường hợp

Mỗi quốc gia có quy định khác nhau về hợp pháp hóa tài liệu. Đơn vị chuyên môn sẽ giúp bạn xác định đúng loại giấy tờ cần hợp pháp hóa, đúng quy trình tương ứng với từng nước.

► Đảm bảo tính pháp lý

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự đảm bảo giấy tờ của bạn sau khi hoàn tất thủ tục sẽ được công nhận hợp pháp, có thể sử dụng để làm thủ tục cư trú, kết hôn, học tập, làm việc… tại Việt Nam hoặc nước ngoài.

► Dịch vụ trọn gói tiện lợi

Nhiều đơn vị còn hỗ trợ dịch thuật công chứng, nộp và nhận hồ sơ thay bạn, giúp bạn yên tâm và không phải lo lắng về các bước thủ tục hành chính rườm rà.

>>> Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan 2026 chi tiết

Quy trình và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chi tiết nhất 2026

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để dùng tại Việt Nam

Bước 1: Công chứng tài liệu tại nước ngoài

Trước hết, giấy tờ được cấp ở nước ngoài phải được công chứng tại cơ quan có thẩm quyền ở quốc gia ban hành tài liệu.

Bước 2: Xác nhận của cơ quan ngoại giao nước ngoài

Sau khi đã được công chứng, tài liệu cần được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của nước ban hành, hoặc bộ phận lãnh sự của nước đó tại Việt Nam nếu có.

Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan Việt Nam

Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền. Đây là bước xác nhận cuối cùng để tài liệu nước ngoài có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Bước 4: Dịch thuật và công chứng

Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để dùng tại nước ngoài

Bước 1: Dịch thuật và công chứng tài liệu

Tài liệu được cấp tại Việt Nam phải được dịch sang tiếng nước ngoài (thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước sử dụng) và công chứng bản dịch.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan Việt Nam

Nộp hồ sơ đến Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền để chứng nhận lãnh sự cho tài liệu Việt Nam.

Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan ngoại giao nước ngoài

Cuối cùng, mang giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự đến cơ quan lãnh sự của quốc gia nơi bạn sẽ sử dụng tài liệu để thực hiện hợp pháp hóa lần cuối.

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, hãy để lại thông tin tại đây, chuyên viên Tân Văn Lang sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng
Để lại số điện thoại, chuyên gia tư vấn 1:1
Gọi lại nhanh

Đội ngũ Tân Văn Lang hơn 20 năm kinh nghiệm xin visa Việt Nam và quốc tế

>>> Xem thêm: Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự khi xin giấy phép lao động

Hồ sơ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài

Khi muốn giấy tờ Việt Nam được công nhận hợp pháp tại nước ngoài, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK ^[2] , có thể điền trực tiếp hoặc khai online và in ra nộp kèm.

Bản chính giấy tờ tùy thân (CMND, hộ chiếu…) nếu nộp trực tiếp, hoặc bản sao nếu nộp qua bưu điện (không cần công chứng).

Bản chính và 1 bản sao giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự.

Phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận, dùng trong trường hợp gửi hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện.

Trong một số trường hợp, cán bộ tiếp nhận có thể yêu cầu nộp thêm bản chính và bản sao của các tài liệu liên quan để kiểm tra tính xác thực.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Đối với giấy tờ nước ngoài cần sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, hồ sơ bao gồm:

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK.

Bản chính giấy tờ tùy thân nếu nộp trực tiếp, hoặc bản sao nếu nộp qua bưu điện (không cần chứng thực).

Giấy tờ cần hợp pháp hóa đã được cơ quan ngoại giao của nước ngoài chứng nhận.

Bản sao của giấy tờ cần hợp pháp hóa.

Bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu giấy tờ không được lập bằng hai ngôn ngữ này.

Bản sao của bản dịch, không cần chứng thực, nhưng người nộp phải chịu trách nhiệm về độ chính xác.

Phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu gửi hồ sơ và yêu cầu nhận kết quả qua bưu điện).

Có thể cần bổ sung bản chính và bản sao các giấy tờ liên quan nếu được yêu cầu để xác minh.

Một số lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

Giấy tờ có từ hai trang trở lên cần được đóng dấu giáp lai giữa các trang.

Giấy tờ nước ngoài phải được chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó trước khi nộp hợp pháp hóa tại Việt Nam.

Không sử dụng giấy tờ bị rách, tẩy xóa, giả mạo hoặc không đúng mục đích.

>>> Xem thêm: Top 10 công ty du lịch TP.HCM uy tín cho chuyến đi trọn vẹn 2026

Câu hỏi thường gặp

Thời gian hiệu lực của con dấu hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?

Hiện nay, theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, không có điều khoản cụ thể nào quy định về thời hạn hiệu lực của giấy tờ, tài liệu nước ngoài sau khi đã được hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, trên thực tế, hiệu lực sử dụng của các giấy tờ này phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng cơ quan tiếp nhận

Có thể tự mình thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự không?

Hoàn toàn có thể. Người dân hoặc doanh nghiệp có thể tự mình chuẩn bị hồ sơ và trực tiếp đến nộp tại Cục Lãnh sự (Hà Nội), Sở Ngoại vụ TP.HCM hoặc các cơ quan được ủy quyền. Tuy nhiên, do thủ tục có thể yêu cầu nhiều bước, đặc biệt là khi giấy tờ phát hành từ nước ngoài, nhiều người lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Tài liệu có cần phải dịch thuật trước khi đem đi hợp pháp hóa không?

Có thể cần, tùy theo loại giấy tờ và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Thông thường, nếu tài liệu không được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, bạn cần dịch sang một trong hai ngôn ngữ này trước khi nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự. Việc dịch thuật có thể được thực hiện trước hoặc sau quá trình hợp pháp hóa, tùy theo trình tự yêu cầu của từng quốc gia và loại giấy tờ.

Kết bài

Mong rằng những thông tin mà Tân Văn Lang đã cung cấp trong bài viết trên đã giúp bạn nắm rõ hơn về các thông tin liên quan đến Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu bạn còn bất kì thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0907.874.240 - 028.7777.7979 để được hỗ trợ ngay nhé! Trân trọng!