Visa hội chợ quốc tế là loại giấy phép nhập cảnh đặc biệt dành cho cá nhân hoặc nhóm người có nhu cầu tham dự các sự kiện triển lãm, hội chợ thương mại diễn ra ở nước ngoài. Khác với visa du lịch thông thường, loại visa này cho phép người sở hữu thực hiện các hoạt động kinh doanh, gặp gỡ đối tác, đàm phán hợp đồng và trưng bày sản phẩm tại các sự kiện thương mại quốc tế.
Theo kinh nghiệm của Tân Văn Lang, visa hội chợ quốc tế thường có thời hạn lưu trú ngắn hơn so với visa công tác dài hạn, nhưng linh hoạt hơn về mục đích sử dụng. Loại visa này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường xuất khẩu, tìm kiếm đối tác mới hoặc nắm bắt xu hướng ngành trên toàn cầu.
Điều thú vị là visa hội chợ quốc tế không chỉ dành cho người tham gia với tư cách doanh nghiệp trưng bày sản phẩm, mà còn áp dụng cho cả những khách tham quan muốn tìm hiểu thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh hoặc tìm kiếm cơ hội hợp tác. Đây chính là cầu nối giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận sân chơi toàn cầu một cách hợp pháp và thuận lợi.
Hội chợ quốc tế là nơi quy tụ doanh nghiệp toàn cầu, trưng bày sản phẩm và tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh.
Các hội chợ quốc tế phổ biến cho doanh nghiệp Việt
Trong quá trình tư vấn, đội ngũ Tân Văn Lang nhận thấy nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến các hội chợ quốc tế lớn để mở rộng thị trường. Dưới đây là danh sách những hội chợ uy tín và có sức ảnh hưởng lớn mà doanh nghiệp Việt thường tham dự:
Canton Fair (Trung Quốc): Diễn ra vào tháng 4 và tháng 10 hàng năm tại Quảng Châu, đây là hội chợ đa ngành lớn nhất châu Á, thu hút các doanh nghiệp trong lĩnh vực dệt may, điện tử và nông sản.
Foodex (Nhật Bản): Tổ chức vào tháng 3 hàng năm, là sự kiện hàng đầu về thực phẩm và đồ uống tại châu Á.
Gulfood (Dubai): Diễn ra vào tháng 2 hàng năm, là triển lãm thực phẩm và đồ uống lớn nhất khu vực Trung Đông.
ITB Berlin (Đức): Hội chợ du lịch lớn nhất thế giới, diễn ra vào tháng 3 hàng năm tại Berlin, Đức.
Intertextile Shanghai Apparel Fabrics (Trung Quốc): Diễn ra vào tháng 9 và tháng 3 hàng năm tại Thượng Hải, chuyên về dệt may và vải vóc.
Hong Kong Electronics Fair (Hồng Kông): Tổ chức vào tháng 4 và tháng 10 hàng năm, là sự kiện quan trọng đối với ngành điện tử.
Maison&Objet (Pháp): Diễn ra vào tháng 9 hàng năm tại Paris, chuyên về nội thất và trang trí.
Hannover Messe (Đức): Hội chợ công nghệ và công nghiệp lớn nhất thế giới, diễn ra vào cuối tháng 3 đầu tháng 4 hàng năm.
Consumer Electronics Show (Mỹ): Sự kiện công nghệ hàng đầu thế giới, diễn ra vào tháng 1 hàng năm tại Las Vegas.
COSMOPROF ASIA Hong Kong (Hồng Kông): Hội chợ mỹ phẩm và làm đẹp lớn nhất châu Á, diễn ra vào tháng 11 hàng năm.
Tùy vào ngành nghề và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp Việt có thể lựa chọn các hội chợ phù hợp để tham gia.
Tùy vào quốc gia đích và thời gian lưu trú, bạn có thể lựa chọn một trong các loại visa sau:
Loại visa
Đặc điểm
Chi tiết
Visa công tác (Business Visa)
Lựa chọn phổ biến cho người tham dự hội chợ quốc tế
Cho phép tham gia hoạt động kinh doanh, họp, hội thảo, đàm phán
Thời hạn: 30 ngày đến 1 năm (tùy quốc gia)
Áp dụng cho hội chợ thương mại, ký kết hợp đồng
Visa thương mại (Commercial Visa)
Tương tự visa công tác, tập trung vào hoạt động giao dịch
Dành cho mua bán, ký hợp đồng thương mại
Một số nước phân biệt rõ visa công tác & thương mại
Một số nước gộp chung thành 1 loại visa
Visa du lịch kết hợp công tác
Cho phép tham dự hội chợ ngắn ngày bằng visa du lịch
Chỉ áp dụng nếu không có hoạt động kinh doanh trực tiếp
Có rủi ro: dễ bị từ chối nhập cảnh hoặc gặp khó khăn khi giải thích với hải quan
>>> Xem thêm:Dịch vụ làm visa Ý (Italya) trọn gói 2025 chỉ từ 4tr5 tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng
Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin visa hội chợ quốc tế
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến 70% tỷ lệ thành công khi xin visa hội chợ quốc tế.
Hồ sơ đăng ký cho doanh nghiệp tham gia hội chợ
Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10 đã được quy định.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định thành lập hoặc các quyết định khác có giá trị pháp lý tương đương.
Bằng chứng chứng minh chất lượng, danh hiệu, xuất xứ của hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ hoặc uy tín của doanh nghiệp (nếu có).
Visa đáp ứng đủ yêu cầu nhập cảnh, xuất cảnh của hải quan khi tham dự hội chợ.
Hồ sơ cá nhân cho người đi công tác
Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự định nhập cảnh và có ít nhất 2 trang trống.
Thư mời tham dự hội chợ từ ban tổ chức hoặc đối tác tại nước sở tại.
Giấy tờ chứng minh công việc: Hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, quyết định cử đi công tác.
Giấy tờ tài chính: Sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất, giấy tờ sở hữu nhà đất, xe cộ (nếu có).
Lịch trình chuyến đi chi tiết, bao gồm vé máy bay, đặt phòng khách sạn.
Bảo hiểm du lịch có hiệu lực tại quốc gia bạn đến thăm.
Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, hãy để lại thông tin tại đây, chuyên viên Tân Văn Lang sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng
Để lại số điện thoại, chuyên gia tư vấn 1:1
Đội ngũ Tân Văn Lang hơn 20 năm kinh nghiệm xin visa Việt Nam và quốc tế
>>> Xem thêm:Dịch vụ xin visa Đức trọn gói 2025 chỉ từ 4tr5 tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng
Quy trình nộp hồ sơ xin visa hội chợ quốc tế
Quy trình xin visa hội chợ quốc tế có thể khác nhau tùy theo quốc gia bạn định đến. Tuy nhiên, dựa trên nhiều năm kinh nghiệm tư vấn, Tân Văn Lang xin chia sẻ quy trình chung mà hầu hết các quốc gia đều áp dụng:
Đối với doanh nghiệp muốn đăng ký tham quan hội chợ
Đăng ký trực tuyến: Mỗi hội chợ thường có một trang web riêng. Sau khi điền form đăng ký trên website, doanh nghiệp sẽ nhận được email xác nhận bao gồm mã tham quan để xuất trình khi đăng ký hội chợ.
Đăng ký tại hội chợ:
Điền phiếu đăng ký tại quầy check-in của hội chợ (thường có sẵn phiếu và bút).
Quét mã QR để điền phiếu đăng ký online. Mỗi hội chợ thường chuẩn bị mã QR tại quầy check-in để khách tham quan có thể điền thông tin.
Đối với doanh nghiệp muốn đăng ký gian hàng hội chợ
Đăng ký trực tuyến: Doanh nghiệp có thể đăng ký gian hàng trên website của hội chợ trước 2 đến 3 tháng, thậm chí là 6 tháng trước thời gian diễn ra hội chợ.
Lựa chọn gian hàng và ký hợp đồng: Sau khi xác nhận, doanh nghiệp sẽ được nhân viên ban tổ chức liên hệ và hỗ trợ, cập nhật thông tin mới nhất để thuận tiện trong quá trình trước, trong và sau khi tham gia hội chợ.
Thanh toán và chờ bàn giao gian hàng: Ban tổ chức có trách nhiệm giữ vị trí mặt bằng cho khách hàng theo thỏa thuận.
Nhận bàn giao gian hàng: Doanh nghiệp sẽ chỉ được bàn giao gian hàng sau khi thanh toán hết 100% phí thuê gian hàng.
Quy trình xin visa hội chợ quốc tế
Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ các giấy tờ cần thiết đã nêu ở phần trên.
Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ: Đối với các quốc gia yêu cầu phỏng vấn, bạn cần đặt lịch hẹn trước qua website của đại sứ quán hoặc trung tâm visa.
Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trực tiếp tại đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc trung tâm visa được ủy quyền.
Phỏng vấn (nếu cần): Một số quốc gia sẽ yêu cầu bạn tham gia phỏng vấn trực tiếp.
Chờ kết quả: Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5-15 ngày làm việc, tùy theo quốc gia.
Nhận kết quả: Nhận passport và visa sau khi hồ sơ được duyệt.
Tại Tân Văn Lang, chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình xin visa hội chợ quốc tế, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận được visa. Đặc biệt, trong một số trường hợp, chúng tôi cũng có thể cung cấp thông tin về Chương trình Xúc tiến Thương mại Quốc gia (theo Quyết định 72/2010/QĐ-TTg [1] ) để các doanh nghiệp Việt Nam có thể xin hỗ trợ tài trợ một phần chi phí gian hàng, vé máy bay hoặc vận chuyển khi tham gia các hội chợ quốc tế.
Hội chợ quốc tế thường diễn ra định kỳ, thu hút hàng nghìn nhà cung cấp, đối tác và khách hàng tiềm năng.
Những lưu ý quan trọng để tăng tỷ lệ đậu visa hội chợ
Một số lưu ý quan trọng bạn có thể lưu ý khi xin visa hội chợ:
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và trung thực: Đảm bảo tất cả thông tin trong hồ sơ là chính xác và có thể chứng minh được. Hồ sơ xin visa hội chợ cần thể hiện rõ mục đích chuyến đi và khả năng tài chính của bạn.
Có thư mời tham dự rõ ràng: Thư mời từ ban tổ chức hội chợ hoặc đối tác tại nước sở tại là bằng chứng quan trọng nhất chứng minh mục đích chuyến đi của bạn.
Chứng minh ràng buộc tại Việt Nam: Cung cấp giấy tờ chứng minh bạn có công việc ổn định, gia đình và tài sản tại Việt Nam, đảm bảo bạn sẽ trở về sau khi kết thúc chuyến đi.
Lịch trình chuyến đi chi tiết và hợp lý: Lịch trình cần rõ ràng, phù hợp với thời gian diễn ra hội chợ và không quá dài so với mục đích chuyến đi.
Chứng minh năng lực tài chính: Sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất cần thể hiện số dư đủ để chi trả cho chuyến đi và có giao dịch thường xuyên, không được nạp tiền ồ ạt ngay trước khi nộp hồ sơ.
Trình bày chuyên nghiệp khi phỏng vấn: Nếu được yêu cầu phỏng vấn, hãy ăn mặc lịch sự, tự tin và trả lời câu hỏi một cách rõ ràng, trung thực.
Nộp hồ sơ sớm: Nên nộp hồ sơ xin visa hội chợ quốc tế trước ít nhất 1 tháng so với ngày dự định đi để có thời gian xử lý và phòng trừ các vấn đề phát sinh.
Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp: Đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi bạn không có thời gian, việc sử dụng dịch vụ tư vấn visa chuyên nghiệp như tại Tân Văn Lang sẽ giúp tăng đáng kể tỷ lệ thành công.
Các vấn đề thường gặp khi xin visa tham dự hội chợ
1. Thiếu thư mời tham dự hoặc thư mời không đủ thông tin
Thư mời tham dự là giấy tờ quan trọng nhất khi xin visa hội chợ quốc tế. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì không có thư mời hoặc thư mời không đủ thông tin cần thiết. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hội chợ hoặc đối tác tại nước sở tại để yêu cầu thư mời đầy đủ thông tin, bao gồm: tên đầy đủ của người được mời, mục đích chuyến đi, thời gian dự kiến, thông tin về hội chợ và thông tin liên hệ của người mời.
2. Hồ sơ tài chính không thuyết phục
Nhiều hồ sơ bị từ chối vì không chứng minh được năng lực tài chính đủ để chi trả cho chuyến đi. Để khắc phục, bạn nên chuẩn bị sao kê tài khoản ngân hàng ít nhất 3 tháng gần nhất, đảm bảo số dư cuối kỳ đủ lớn và có giao dịch thường xuyên. Ngoài ra, giấy tờ sở hữu nhà đất, xe cộ, cổ phiếu hoặc các tài sản khác cũng sẽ tăng tính thuyết phục cho hồ sơ của bạn.
3. Không chứng minh được ràng buộc tại Việt Nam
Đại sứ quán cần đảm bảo bạn sẽ trở về Việt Nam sau khi kết thúc chuyến đi. Vì vậy, bạn cần cung cấp các giấy tờ chứng minh ràng buộc tại Việt Nam như: hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, giấy tờ sở hữu nhà đất, giấy tờ gia đình (kết hôn, sinh con)…
4. Lịch trình chuyến đi không hợp lý
Một số hồ sơ bị từ chối vì lịch trình chuyến đi không phù hợp với thời gian diễn ra hội chợ hoặc quá dài so với mục đích chuyến đi. Khi chuẩn bị lịch trình, bạn nên đảm bảo thời gian chuyến đi tập trung vào thời gian diễn ra hội chợ và có các hoạt động cụ thể, rõ ràng.
5. Visa bị từ chối mà không rõ lý do
Trong một số trường hợp, hồ sơ bị từ chối mà không nêu rõ lý do. Khi gặp tình huống này, bạn không nên nộp hồ sơ ngay lập tức mà nên tìm hiểu kỹ nguyên nhân và bổ sung các giấy tờ cần thiết trước khi nộp lại. Tại Tân Văn Lang, chúng tôi thường hỗ trợ khách hàng phân tích nguyên nhân bị từ chối và đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp.
6. Thời gian xử lý visa kéo dài hơn dự kiến
Một số quốc gia có thời gian xử lý visa lâu hơn thông thường, đặc biệt vào mùa cao điểm. Để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch tham dự hội chợ, bạn nên nộp hồ sơ sớm trước ít nhất 1-2 tháng so với ngày dự định đi.
Câu hỏi thường gặp
Visa hội chợ quốc tế có khác gì với visa công tác thông thường không?
Visa hội chợ quốc tế và visa công tác thông thường có nhiều điểm tương đồng nhưng cũng có những khác biệt nhất định.
Visa hội chợ quốc tế thường có thời hạn ngắn hơn và tập trung vào mục đích tham dự các sự kiện triển lãm, hội chợ thương mại cụ thể.
Trong khi đó, visa công tác thông thường có thể có thời hạn dài hơn và cho phép người sở hữu thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau như họp đối tác, đàm phán hợp đồng, khảo sát thị trường… Tuy nhiên, tùy vào quy định của mỗi quốc gia, đôi khi hai loại visa này có thể được sử dụng thay thế cho nhau.
Có cần phải phỏng vấn khi xin visa hội chợ không?
Việc có cần phỏng vấn khi xin visa hội chợ hay không phụ thuộc vào quy định của mỗi quốc gia và tình trạng hồ sơ của bạn.
Một số quốc gia như Mỹ thường yêu cầu phỏng vấn cho hầu hết các loại visa, trong khi các quốc gia thuộc khu vực Schengen có thể không yêu cầu phỏng vấn nếu hồ sơ của bạn đầy đủ và rõ ràng.
Nếu tôi là chủ doanh nghiệp, hồ sơ của tôi có gì khác không?
Khi bạn là chủ doanh nghiệp, hồ sơ xin visa hội chợ quốc tế sẽ có một số điểm khác biệt so với người đi công tác thông thường.
Ngoài các giấy tờ cá nhân, bạn cần cung cấp thêm các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu công ty, báo cáo tài chính gần nhất… Điều này giúp đại sứ quán đánh giá được uy tín và năng lực thực tế của doanh nghiệp bạn.
Tôi có thể đưa người thân đi cùng khi giữ visa hội chợ không?
Thông thường, visa hội chợ quốc tế chỉ cho phép người sở hữu thực hiện các hoạt động liên quan đến hội chợ. Nếu bạn muốn đưa người thân đi cùng, họ cần xin visa phù hợp với mục đích chuyến đi của họ, chẳng hạn như visa du lịch.
Tuy nhiên, một số quốc gia có chính sách visa đi kèm cho vợ/chồng và con cái, cho phép họ đi cùng với người có visa công tác hoặc hội chợ.
Visa hội chợ có cho phép tôi du lịch sau khi hội chợ kết thúc không?
Visa hội chợ quốc tế chủ yếu dành cho mục đích tham dự hội chợ và các hoạt động liên quan đến kinh doanh. Tuy nhiên, tùy vào quy định của mỗi quốc gia và loại visa bạn nhận được, bạn có thể được phép du lịch sau khi hội chợ kết thúc.
Một số quốc gia cấp visa du lịch kết hợp công tác, cho phép bạn vừa tham dự hội chợ vừa có thời gian tham quan, du lịch. Để tránh vi phạm quy định nhập cảnh, bạn nên kiểm tra kỹ điều khoản của visa hoặc tư vấn với chuyên gia visa trước khi lên kế hoạch du lịch.
Tôi nên xin visa hội chợ trước bao lâu?
Để đảm bảo có đủ thời gian xử lý và phòng trừ các vấn đề phát sinh, bạn nên nộp hồ sơ xin visa hội chợ quốc tế trước ít nhất 1 tháng so với ngày dự định đi.
Đối với các quốc gia có quy trình xử lý phức tạp hoặc vào mùa cao điểm, bạn nên nộp hồ sơ sớm hơn, khoảng 2-3 tháng trước khi đi.
Nếu không có thư mời, tôi có thể xin visa hội chợ được không?
Thư mời tham dự là một trong những giấy tờ quan trọng nhất khi xin visa hội chợ quốc tế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, bạn vẫn có thể xin visa thành công mà không có thư mời nếu bạn chứng minh được mục đích chuyến đi rõ ràng và có các giấy tờ hỗ trợ khác như: giấy xác nhận đăng ký tham gia hội chợ từ ban tổ chức, vé tham quan đã thanh toán, đặt phòng khách sạn gần địa điểm diễn ra hội chợ.
Với hơn 22 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn visa, Tân Văn Lang hiểu rằng việc xin visa hội chợ quốc tế không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam vươn ra thị trường toàn cầu. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho hành trình tham dự các hội chợ quốc tế sắp tới.
Tôi là Nguyễn Thanh Trường, hiện là chuyên viên tư vấn visa tại Tân Văn Lang, đơn vị uy tín trong lĩnh vực hỗ trợ thị thực quốc tế.
Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn hồ sơ xuất cảnh đi các nước như Mỹ, Úc, Canada, châu Âu và châu Á, tôi đã hỗ trợ thành công hàng nghìn khách hàng đạt visa với tỷ lệ đậu cao.
Tôi thường xuyên cập nhật quy định visa mới nhất và chia sẻ thông tin hữu ích thông qua các bài viết trên website chính thức của Tân Văn Lang cũng như các kênh truyền thông khác, góp phần nâng cao nhận thức và chuẩn bị tốt nhất cho người dân Việt Nam có nhu cầu đi nước ngoài.
