[Thông Báo] Bắt buộc nộp hồ sơ trực tuyến & ký số PDF tại các KCX, KCN TP.HCM (từ 15/12/2025)

Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp TP.HCM (HEPZA) vừa ban hành Thông báo số 5727/TB-BQL về việc thay đổi quy trình tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính. Theo đó, các doanh nghiệp đang hoạt động tại các KCN, KCX bắt buộc phải chuyển đổi sang hình thức nộp hồ sơ trên môi trường điện tử và thực hiện ký số theo quy định mới.

Nội dung chính

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thủ tục hành chính hoàn toàn trực tuyến

Theo thông báo mới nhất, kể từ ngày 15/12/2025, Ban Quản lý các khu chế xuất (KCX), khu công nghiệp (KCN), bao gồm khu vực Bình Dương (cũ) trên địa bàn TP.HCM sẽ chính thức ưu tiên tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử.

Doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện TTHC sẽ truy cập và nộp hồ sơ tại một trong hai cổng thông tin sau:

Cổng Dịch vụ công Quốc gia^[1]

Cổng thông tin điện tử của Ban Quản lý^[2]

Lưu ý: Ban Quản lý chỉ tiếp nhận và giải quyết TTHC khi doanh nghiệp sử dụng đúng tài khoản số của doanh nghiệp (được xác thực qua Mã số thuế). Việc sử dụng tài khoản cá nhân hoặc tài khoản không chính chủ để nộp thay sẽ không được chấp nhận theo quy định tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP^[3] .

Quy định bắt buộc về Chữ Ký Số và Số hóa tài liệu

Yêu cầu về Chữ ký số (Token/SmartCA)

Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện ký số trong các trường hợp sau:

Ký vào các mẫu đơn, tờ khai, văn bản điện tử trên hệ thống.

Đối với các hồ sơ, tài liệu gốc là bản giấy được scan (số hóa) để nộp trực tuyến, doanh nghiệp phải ký số lên tệp tin điện tử đó. Việc này đóng vai trò xác nhận tính chính xác của bản sao điện tử so với bản giấy gốc (tương đương với sao y công chứng điện tử).

Chữ ký số phải do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp và còn hiệu lực

Tiêu chuẩn kỹ thuật của tài liệu số hóa

Để đảm bảo hệ thống chấp nhận, các tệp tin tải lên phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật:

Định dạng: Ưu tiên sử dụng định dạng PDF cho văn bản và JPG/PNG cho hình ảnh.

Chất lượng: Bản scan phải rõ ràng, đầy đủ nội dung, không bị mờ, nhòe, mất trang, cắt xén hoặc biến dạng.

Dung lượng: Tối ưu hóa dung lượng tệp để không vượt quá giới hạn cho phép của Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Lưu ý: Ban Quản lý chỉ tiếp nhận hồ sơ khi doanh nghiệp sử dụng đúng tài khoản số đã đăng ký. Nếu file đính kèm không có chữ ký số xác thực (đối với tài liệu số hóa từ bản giấy), hồ sơ có thể bị từ chối/yêu cầu bổ sung.

Quy trình trả kết quả: Kết hợp điện tử và bưu chính công ích

Để tạo thuận lợi tối đa và giảm thời gian đi lại cho doanh nghiệp, quy trình trả kết được thực hiện linh hoạt, đảm bảo tính pháp lý cho các giấy tờ quan trọng.

Trả kết quả điện tử

Đối với đa số các thủ tục, Ban Quản lý sẽ trả kết quả bản điện tử (có ký số của cơ quan thẩm quyền). Kết quả này được gửi về Cổng Dịch vụ công Quốc gia và lưu trữ vĩnh viễn tại Kho dữ liệu điện tử của doanh nghiệp, thuận tiện cho việc tra cứu và tái sử dụng cho các thủ tục sau này.

Trả kết quả bản giấy qua Bưu điện

Đối với các thủ tục đặc thù cần lưu giữ bản giấy gốc, bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Giấy phép môi trường

Giấy phép xây dựng

Ban Quản lý sẽ thực hiện trả kết quả song song (cả bản điện tử và bản giấy). Bản giấy sẽ được chuyển phát nhanh qua dịch vụ Bưu chính công ích đến địa chỉ doanh nghiệp đã đăng ký. Doanh nghiệp sẽ thanh toán cước phí chuyển phát trực tiếp cho đơn vị bưu chính.

Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ và chính xác địa chỉ, email, số điện thoại liên hệ để đảm bảo việc nhận kết quả được kịp thời.

Thanh toán lệ phí và Giao dịch văn bản hành chính khác

Về thanh toán phí, lệ phí nhà nước

Việc thanh toán sẽ được thực hiện hoàn toàn trực tuyến trên nền tảng Cổng Dịch vụ công Quốc gia (tích hợp ngân hàng, ví điện tử…) trong quá trình nộp hồ sơ, giúp minh bạch hóa tài chính và tiết kiệm thời gian đi lại nộp tiền mặt.

Về gửi văn bản hành chính thông thường (Ngoài TTHC)

Để giảm tải chi phí hành chính cho các văn bản trao đổi thông thường (công văn giải trình, thông báo, thư mời…) không thuộc danh mục TTHC, HEPZA khuyến khích doanh nghiệp gửi qua Email.

Email tiếp nhận: [email protected]

Quy tắc đặt tên file bắt buộc: “Ngày” “Tên Doanh nghiệp”_ “Trích yếu nội dung”

Yêu cầu: Văn bản phải có đầy đủ thông tin liên hệ (Địa chỉ, SĐT). Ban Quản lý có quyền từ chối nếu thông tin thiếu lệch hoặc không thống nhất.

Việc triển khai tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính trên môi trường điện tử là thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp trong khu chế xuất, khu công nghiệp cần sớm nắm bắt và chuẩn bị đầy đủ điều kiện thực hiện.

Nếu Quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đăng ký tài khoản doanh nghiệp, chuẩn hóa hồ sơ điện tử hoặc cần tư vấn chuyên sâu về các thủ tục Giấy phép lao động^[4] , Thẻ tạm trú^[5] cho người nước ngoài theo quy định mới nhất tại TP.HCM, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0907.874.240 - 028.7777.7979 để được hỗ trợ.